บทที่ 3

ขั้นตอนการบันทึกบัญชีและการวิเคราะห์รายการค้า

อาจารย์ชรินทร   ศรีวิฑูรย์   

  

 

ผลกระทบของรายการค้าที่มีต่อสมการบัญชีและฐานะการเงิน

 

                ตัวอย่างที่แสดงถึงผลกระทบของพิทักษ์การพิมพ์ ซึ่งเป็นกิจการรับพิมพ์งาน รายการค้าในเดือนเมษายน 25x1 ซึ่งเป็นเดือนแรกของการเปิดกิจการ ดังนี้

  

เมษายน  1  นายพิทักษ์นำเงินสดมาลงทุน 100,000 บาท และอาคาร 300,000 บาท มาลงเป็นทุน

 

    วิเคราะห์       สินทรัพย์ :                       เงินสด                                        เพิ่ม                            100,000    บาท

                                                                 อาคาร                                        เพิ่ม                            300,000    บาท

                        ส่วนของเจ้าของ :            ทุน-นายพิทักษ์                           เพิ่ม                            400,000    บาท

 

สมการบัญชี                           สินทรัพย์              =               หนี้สิน      +   ส่วนของเจ้าของ

                                               400,000               =                   0           +   400,000

                                               400,000               =                       400,000

 

 ฐานะการเงิน ณ วันที่ 1 เมษายน 25x1 จะเป็นดังนี้

 

                                                    พิทักษ์การพิมพ์

                                                           งบดุล

                                            ณ วันที่ 1 เมษายน 25x1

                                                                                                                                                          หน่วย : บาท

สินทรัพย์

เงินสด                                                                                                                                                   100,000

อาคาร                                                                                                                                                    300,000

รวมสินทรัพย์                                                                                                                                         400,000

 

หนี้สินและส่วนของเจ้าของ     

ทุน- นายพิทักษ์                                                                                                                                     400,000

                                                                                  _______

รวมหนี้สินและส่วนของเจ้าของ                                                                                                            400,000

 

รายการที่ 2

มกราคม  ซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ (อุปกรณ์สำนักงาน) 2 เครื่อง ในราคาเครื่องละ 50,000 บาท โดยจ่ายเป็นเงินสด 20,000 บาท ที่เหลือจะจ่ายในเดือนถัดไป

 

วิเคราะห์                สินทรัพย์ :                 อุปกรณ์สำนักงาน                เพิ่ม                    100,000     บาท

                                                                เงินสด                                  ลด                        20,000    บาท

                                    หนีสิน :               เจ้าหนี้อื่น                              เพิ่ม                      80,000    บาท

 

สมการบัญชี                          สินทรัพย์                  =                หนี้สิน      +   ส่วนของเจ้าของ

                                      (100,000 - 20,000)          =                80,000      +        0

                                              80,000                     =                            80,000

  

ฐานะการเงิน ณ วันที่ 2 เมษายน 25x1 จะเป็นดังนี้

 

                                                    พิทักษ์การพิมพ์

                                                           งบดุล

                                            ณ วันที่ 2 เมษายน 25x1

                                                                                                                                                          หน่วย : บาท

                                                                        สินทรัพย์

เงินสด                                                                                                                                                     80,000

อาคาร                                                                                                                                                    300,000

อุปกรณ์สำนักงาน                                                                                                                                 100,000

รวมสินทรัพย์                                                                                                                                        480,000

 

                                                        หนี้สินและส่วนของเจ้าของ

 

เจ้าหนี้อื่น                                                                                                                                                80,000

ทุน- นายพิทักษ์                                                                                                                                     400,000

                                                                                                                                                             _______

รวมหนี้สินและส่วนของเจ้าของ                                                                                                           480,000

 

รายการที่ 3

มกราคม 15  ซื้อวัสดุบริการเป็นเงินเชื่อ 2,500 บาท

 

วิเคราะห์                  สินทรัพย์ :            วัสดุบริการ                    เพิ่ม                2,500     บาท

                                    หนีสิน :             เจ้าหนี้การค้า                เพิ่ม                2,500      บาท

 

สมการบัญชี                          สินทรัพย์                   =               หนี้สิน      +   ส่วนของเจ้าของ

                                                2,500                      =                 2,500      +         0

                                                2,500                      =                             2,500

   

ฐานะการเงิน ณ วันที่ 15 เมษายน 25x1 จะเป็นดังนี้

 

                                                    พิทักษ์การพิมพ์

                                                           งบดุล

                                            ณ วันที่ 15 เมษายน 25x1

                                                                                                                                                          หน่วย : บาท

                                                                        สินทรัพย์

 

เงินสด                                                                                                                                                       80,000

วัสดุบริการ                                                                                                                                                 2,500

อาคาร                                                                                                                                                     300,000

อุปกรณ์สำนักงาน                                                                                                                                  100,000

รวมสินทรัพย์                                                                                                                                         482,500

 

                                                        หนี้สินและส่วนของเจ้าของ

 

เจ้าหนี้การค้า                                                                                                                                             2,500

เจ้าหนี้อื่น                                                                                                                                                 80,000

ทุน- นายพิทักษ์                                                                                                                                     400,000

                                                                                                                                                             _______

รวมหนี้สินและส่วนของเจ้าของ                                                                                                            482,500

 

รายการที่ 4

เมษายน  28  ให้บริการแก่นายสุชาติได้รับค่าบริการเป็นเงินสด 3,000 บาท

 

วิเคราะห์                 สินทรัพย์ :              เงินสด                            เพิ่ม                        3,000         บาท

                                    รายได้ :              รายได้ค่าบริการ             เพิ่ม                        3,000         บาท

 

สมการบัญชี                      สินทรัพย์                        =             หนี้สิน        +   ส่วนของเจ้าของ

                                           3,000                            =                            +         3,000

                                           3,000                            =                              3,000

 

ฐานะการเงิน ณ วันที่ 28 เมษายน 25x1 จะเป็นดังนี้

 

                                                    พิทักษ์การพิมพ์

                                                           งบดุล

                                            ณ วันที่ 28 เมษายน 25x1

                                                                                                                                                          หน่วย : บาท

 

                                                                         สินทรัพย์

 

เงินสด                                                                                                                                                     83,000

วัสดุบริการ                                                                                                                                                2,500

อาคาร                                                                                                                                                    300,000

อุปกรณ์สำนักงาน                                                                                                                                 100,000

รวมสินทรัพย์                                                                                                                                        485,500 

                                                        

                                                         หนี้สินและส่วนของเจ้าของ

 

เจ้าหนี้การค้า                                                                                                                                            2,500

เจ้าหนี้อื่น                                                                                                                                                80,000

ทุน- นายพิทักษ์                                                                                                                                    403,000

                                                                                                                                                            _______

รวมหนี้สินและส่วนของเจ้าของ                                                                                                           485,500

 

กระดาษวิเคราะห์รายการ

 

                กระดาษวิเคราะห์รายการเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการวิเคราะห์รายการค้าที่เกิดขึ้นว่ามีผลกระทบต่อสมการบัญชี ลักษณะของกระดาษวิเคราะห์รายการจะมีหัวกระดาษแสดงชื่อกิจการ ชื่อกระดาษวิเคราะห์รายการ และวันเดือนปีที่จัดทำ ในตัวกระดาษจะแบ่งเป็น 2 ด้าน ตามสมการบัญชี คือ ด้านสินทรัพย์ กับด้านหนี้สินและส่วนของเจ้าของ และแบ่งเป็นช่องตามจำนวนชื่อบัญชี

                ตัวอย่างการบันทึกรายการค้าในกระดาษวิเคราะห์รายการค้าของพิทักษ์การพิมพ์ ซึ่งดำเนินกิจการในเดือน พฤษภาคม 25x1 ซึ่งเป็นเดือนที่ 2 ต่อจากเดือนเมษายน 25x1 รายการค้าเดือนพฤษภาคม มีดังนี้

 

พฤษภาคม     1      นายพิทักษ์นำเงินสดมาลงทุนเพิ่มอีก 100,000 บาท

4         จ่ายชำระเจ้าหนี้ค่าคอมพิวเตอร์ 80,000 บาท

8         ให้บริการพิมพ์งานให้กับลูกค้า เป็นเงิน 18,000 บาท แต่ยังไม่ได้รับเงิน

12     จ่ายค่าสาธารณูปโภคเป็นเงิน 1,500 บาท

19     จ่ายค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดเป็นเงิน 2,000 บาท

28     จ่ายเงินเดือนพนักงาน 6,000 บาท

28     นายพิทักษ์ถอนเงินมาใช้ส่วนตัว 50,000 บาท

 

พิทักษ์การพิมพ์

กระดาษวิเคราะห์รายการ

ประจำเดือน พฤษภาคม 25x1

 

                                      สินทรัพย์                           =                   หนี้สิน    +     ส่วนของเจ้าของ

รายการ

เงินสด

ลูกหนี้การค้า

วัสดุบริการ

อาคาร

อุปกรณ์สำนักงาน

เจ้าหนี้การค้า

เจ้าหนี้อื่น

ทุน-นายพิทักษ์

ชื่อบัญชี

พ.ค.ยอดยกมา

       1

  83,000

100,000

-

       2,500

  300,000

      100,000

              
      2,500

    80,000

        403,000

        100,000


เงินลงทุน

           คงเหลือ

       4

183,000
(80,000)

-

       2,500

  300,000

      100,000

           
      2,500

    80,000
  (80,000)

        503,000

 

           คงเหลือ

       8

103,000

       -
   18,000

       2,500

  300,000

      100,000

           
      2,500

-

        503,000
          18,000


รายได้บริการ

           คงเหลือ

       12

103,000
 (1,500)

        
   18,000

        2,500

  300,000

      100,000

          
      2,500

-

        521,000
         (1,500)

ค่าสาธารณูปโภค

           คงเหลือ

       19

101,500
 (2,000)

          
   18,000

        2,500

  300,000

100,000

      2,500

-

519,500

 (2,000)


ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด

           คงเหลือ

       28

  99,500

  (6,000)

   18,000

        2,500

  300,000

100,000

      2,500

-

517,500

 (6,000)


เงินเดือน

           คงเหลือ

       28

  93,500

(50,000)

   18,000

 

        2,500

 

  300,000

 

100,000

 

      2,500

 

-

511,500

(50,000)


 

เงินเดือน

 

 43,500

   18,000

        2,500

  300,000

100,000

      2,500

-

461,500

 

 

 

การจัดทำงบการเงินจากกระดาษวิเคราะห์รายการ

 

                เมื่อได้วิเคราะห์รายการค้าและบันทึกในกระดาษวิเคราะห์รายการแล้ว ยอดคงเหลือของแต่ละวันคือฐานะการเงินของกิจการที่เปลี่ยนไป และสามารถนำมาจัดทำงบดุลได้ทุกวัน  การจัดทำงบการเงิน ณ วันสิ้นเดือน พฤษภาคม 25x1 มีดังนี้

 

พิทักษ์การพิมพ์

งบกำไรขาดทุน

สำหรับงวด 1 เดือน สิ้นสุดวันที่ 28 พฤษภาคม 25x1

                                                                                                                                                  หน่วย : บาท

รายได้บริการ                                                                                                                                                                        18,000
หัก    ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน                                                                                               

         ค่าสาธารณูปโภค                                                                                                               1,500

        ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด                                                                                                              2,000

        เงินเดือน                                                                                                                             6,000                                   9,500

กำไรสุทธิ                                                                                                                                                                               8,500

 

พิทักษ์การพิมพ์

งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ

สำหรับงวด 1 เดือน สิ้นสุดวันที่ 28 พฤษภาคม 25x1

                                                                                                                                                  หน่วย : บาท

 

               ทุน- นายพิทักษ์                                                                                                                                                    403,000

บวก    ลงทุนเพิ่ม                                                                                                                    100,000

            กำไรสุทธิ                                                                                                                        8,500                                108,500

            รวม                                                                                                                                                                          511,500

หัก       เงินถอนทุน                                                                                                                                                                50,000

            ทุน-นายพิทักษ์                                                                                                                                                         461,500

 

                                                                                                พิทักษ์การพิมพ์

                                                                                                       งบดุล

                                                                                        ณ วันที่ 28 เมษายน 25x1

                                                                                                                                                                                          หน่วย : บาท

                                                                                                                สินทรัพย์

เงินสด                                                                                                                                                                                     43,500

ลูกหนี้การค้า                                                                                                                                                                           18,000

วัสดุบริการ                                                                                                                                                                                2,500

อาคาร                                                                                                                                                                                    300,000

อุปกรณ์สำนักงาน                                                                                                                                                                 100,000

รวมสินทรัพย์                                                                                                                                                                        464,000

 

หนี้สินและส่วนของเจ้าของ

เจ้าหนี้การค้า                                                                                                                                                                            2,500

ทุน-นายพิทักษ์                                                                                                                                                                     461,500

                                                                                                                                                                                                           

รวมหนี้สินและส่วนของเจ้าของ                                                                                                                                          464,000

 

สมการบัญชี (Accounting Equation)

 

                สมการบัญชี หมายถึงสมการที่แสดงความสัมพันธ์ระหว่างสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ หรือเรียกว่า สมการงบดุล (Balance Sheet Equation)

Text Box:                 สินทรัพย์              =             หนี้สิน       +         ส่วนของเจ้าของ

 

 

                                                      Asset                   =          Liabilities     +      Equity

                                หรือ                 A                       =                L    +     E

 

การวิเคราะห์รายการค้า

 

            การวิเคราะห์รายการค้าจะนำไปบันทึกในสมุดบัญชีที่เกี่ยวข้อง โดยต้องบันทึกเป็นรายการ  เดบิต เครดิต ตามแบบฟอร์มของสมุดบัญชี

            เดบิต (Debit) เป็นการบันทึกบัญชีทางด้านซ้าย ซึ่งจะเป็นการเพิ่มหรือลด ขึ้นอยู่กับประเภทของรายการ โดยเดบิตจะใช้ย่อว่า “Dr.”

            เครดิต (Credit) เป็นการบันทึกบัญชีทางด้านขวามือ ซึ่งจะเป็นการเพิ่มหรือลด ขึ้นอยู่กับประเภทของรายการ โดยเดบิตจะใช้ย่อว่า “Cr.”

Text Box:          เดบิต          =              เครดิต
(ทางด้านซ้ายมือ)                (ทางด้านขวามือ)

 

 

 

             จากสมการบัญชีถ้านำรายได้และค่าใช้จ่ายเข้ามาในสมการบัญชีจะได้ดังนี้

 

             สินทรัพย์     =     หนี้สิน     +     ส่วนของเจ้าของ     +     รายได้     -     ค่าใช้จ่าย

 

Text Box: หรือ      สินทรัพย์     +     ค่าใช้จ่าย     =     หนี้สิน     +     ส่วนของเจ้าของ     +     รายได้

 

           

-    รายการประเภทสินทรัพย์และค่าใช้จ่ายมียอดคงเหลือปกติทางด้านเดบิต ดังนั้น ถ้าเดบิตบัญชีทั้งสองประเภท หมายถึง บวกหรือเพิ่ม แต่ถ้าเครดิต หมายถึง หักหรือลด

 

-    รายการประเภทหนี้สิน ส่วนของเจ้าของ และรายได้มียอดคงเหลือปกติด้านเครดิต ดังนั้น ถ้าเดบิตบัญชีทั้ง 3 ประเภท หมายถึง หักหรือลด แต่ถ้าเครดิต หมายถึง บวกหรือเพิ่ม

                  

ตารางที่ 2.1  สรุปหลักของเดบิต และเครดิต

 

ประเภทบัญชี

เพิ่มขึ้น

ลดลง

ยอดคงเหลือปกติ

สินทรัพย์

หนี้สิน

ส่วนของเจ้าของ

รายได้

ค่าใช้จ่าย

เดบิต

เครดิต

เครดิต

เครดิต

เดบิต

เครดิต

เดบิต

เดบิต

เดบิต

เครดิต

เดบิต

เครดิต

เครดิต

เครดิต

เดบิต

 

หลักการบัญชีคู่ (Double – Entry Concept)

 

หมายถึง หลักการบันทึกผลกระทบของรายการค้าหนึ่งๆ ที่มีต่อสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ และเป็นการบันทึกรายการเดบิตและเครดิตนั้นต้องให้จำนวนเงินที่บันทึกในบัญชีทั้ง 2 ด้านเท่ากันเสมอซึ่งเรียกว่าระบบบัญชีคู่ ซึ่งตามระบบบัญชีคู่นั้นไม่จำเป็นที่จำนวนรายการทั้ง 2 ด้านต้องเท่ากันเพียงแต่ยอดรวมของจำนวนเงินทั้งด้านเดบิตและเครดิตต้องเท่ากันเท่านั้น

 

ตัวอย่าง 

รายการที่ 1        บริษัท สหการ จำกัด ออกจำหน่ายหุ้นสามัญ 10,000 หุ้น ราคาตามมูลค่า 10 บาท ในราคา 15 บาท

วิเคราะห์            เงินสด                         เพิ่ม        :       สินทรัพย์               เพิ่ม      บันทึก      เดบิต        150,000    บาท

                          ทุนเรือนหุ้น                 เพิ่ม        :       ส่วนของผู้ถือหุ้น   เพิ่ม      บันทึก      เครดิต      100,000    บาท

                          ส่วนเกินมูลค่าหุ้น       เพิ่ม        :        ส่วนของผู้ถือหุ้น  เพิ่ม       บันทึก     เครดิต         50,000    บาท

 

หลักบัญชีคู่                           เดบิต          =         เครดิต

                                           150,000        =        150,000

 

รายการที่ 2        ซื้ออุปกรณ์สำนักงานเป็นเงินสด 20,000 บาท

วิเคราะห์           อุปกรณ์สำนักงาน        เพิ่ม        สินทรัพย์        เพิ่ม        บันทึก        เดบิต         20,000    บาท

    เงินสด                          ลด         สินทรัพย์        ลด          บันทึก        เครดิต       20,000    บาท

 

หลักบัญชีคู่                           เดบิต          =         เครดิต

                                            20,000         =         20,000

 

รายการที่ 3    บริษัทประกาศจ่ายเงินปันผลให้แก่ผู้ถือหุ้นเป็นเงิน 30,000 บาท

วิเคราะห์           เงินปันผล                เพิ่ม           :        ส่วนของผู้ถือหุ้น        ลด        บันทึก       เดบิต        30,000    บาท

    เงินปันผลค้างจ่าย    เพิ่ม           :        หนี้สิน                        เพิ่ม       บันทึก       เครดิต      30,000    บาท

 

หลักบัญชีคู่                               เดบิต          =         เครดิต

                                                30,000         =        30,000

 

รายการที่ 4    ส่งใบแจ้งหนี้เรียกเก็บเงินจากลูกค้าสำหรับบริการที่ทำเสร็จแล้ว 15,000 บาท

วิเคราะห์           ลูกหนี้การค้า            เพิ่ม            :        สินทรัพย์        เพิ่ม        บันทึก        เดบิต         15,000    บาท

    รายได้ค่าบริการ        เพิ่ม            :        รายได้            เพิ่ม        บันทึก        เครดิต        15,000    บาท

 

หลักบัญชีคู่                               เดบิต          =         เครดิต

                                                15,000         =        15,000

 

รายการที่ 5    บริษัทจ่ายเงินปันผลให้แก่ผู้ถือหุ้นตามที่ได้ประกาศไว้เป็นเงิน 30,000 บาท

วิเคราะห์          เงินปันผลค้างจ่าย            ลด        :        หนี้สิน        ลด        บันทึก        เดบิต        30,000    บาท

   เงินสด                              ลด        :        สินทรัพย์    ลด        บันทึก        เครดิต      30,000    บาท

 

หลักบัญชีคู่                               เดบิต          =         เครดิต

                                                30,000         =        30,000

 

ขั้นตอนการบันทึกบัญชีและการวิเคราะห์รายการค้า

 

1.         การบันทึกรายการค้าในสมุดบันทึกรายการขั้นต้น เรียกว่า สมุดรายวัน (Journal) โดยเรียงลำดับตามวันที่ที่เกิดรายการค้า ซึ่งแบ่งเป็น 2 ประเภท คือ

1.1          สมุดรายวันทั่วไป (General Journal) เป็นสมุดบันทึกรายการขั้นต้นที่บันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน รวมทั้งการปรับปรุงรายการ การเปิดบัญชี การปิดบัญชี การกลับรายการ ลักษณะของสมุดรายวันทั่วไป มีดังนี้

 

สมุดรายวันทั่วไป

                                                                หน้า ......

วัน  เดือน  ปี

Date

รายการ

Transaction

อ้างอิง

Ref.

เดบิต

Debit

เครดิต

Credit

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2          สมุดรายวันเฉพาะ (Special Journal) เป็นสมุดบันทึกรายการขั้นต้นที่ใช้บันทึกแต่ละรายการค้าโดยเฉพาะตามประเภทที่ระบุไว้ โดยบันทึกรายการที่เกิดขึ้นบ่อยๆ ไว้ด้วยกัน หากมีรายการค้าเกิดขึ้นที่ไม่ใช่ประเภทเดียวกับที่จะสามารถบันทึกไว้ในสมุดรายวันเฉพาะแต่ละเล่มได้ก็จะบันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันเฉพาะได้แก่

-          สมุดรายวันรับเงิน

-          สมุดรายวันจ่ายเงิน

-          สมุดรายวันซื้อ

-          สมุดรายวันขาย

 

การบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป

 

ช่องที่ 1                                  ช่อง วัน เดือน ปี ใช้สำหรับบันทึก วัน เดือน ปี ที่เกิดรายการนั้นๆ

ช่องที่ 2                                  ช่องรายการ ใช้สำหรับบันทึกบัญชี และอธิบายรายการค้าที่เกิดขึ้น

ช่องที่ 3                                  ช่องอ้างอิง ใช้สำหรับบันทึกเลขที่บัญชี หรือหน้าบัญชีที่ผ่านบัญชี

ช่องที่ 4 และช่องที่ 5             ช่องเดบิต และช่องเครดิต ใช้สำหรับบันทึกจำนวนเงินด้านเดบิต หรือเครดิต

 

 

สมุดบัญชีแยกประเภท (Ledger)

 

                เป็นบัญชีที่ใช้ในการบันทึกรายการค้าที่เหมือนกันมาบันทึกไว้ด้วยกัน เพื่อจะรวมยอดคงเหลือของรายการนั้นๆ ในงวดเวลาใดเวลาหนึ่งที่จัดทำงบการเงิน ซึ่งทำต่อจากสมุดรายวันเพื่อใช้ในการผ่านบัญชีมาจากสมุดรายวันทั่วไป

                บัญชีแยกประเภทมีหลายรูปแบบคือ

1.       บัญชีแยกประเภทรูปตัวที

2.       บัญชีแยกประเภทชนิดแบ่งเป็น 3 ช่อง

3.       บัญชีแยกประเภทชนิดแบ่งเป็น 4 ช่อง

 

ตัวอย่างตารางบัญชีแยกประเภทรูปตัวที

 

                                                                            ชื่อบัญชี

                                                                                                                                                    เลขที่บัญชี.......

   วัน

เดือน ปี

รายการ

อ้าง

อิง

จำนวนเงิน

วันเดือน ปี

รายการ

อ้าง

อิง

จำนวนเงิน

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

โดยบัญชีแยกประเภทรูปตัวทีเป็นรูปแบบที่นิยมมากที่สุด อธิบายได้ดังนี้

 

ชื่อบัญชี                 แสดงชื่อรายการค้าที่นำมาบันทึกบัญชีที่ต้องการจะรวมยอดคงเหลือ

เลขที่บัญชี             แสดงเลขที่บัญชีที่ได้กำหนดไว้จากชื่อบัญชี

เดบิต                      เป็นรายการทางด้านซ้ายมือของบัญชีแยกประเภท

เครดิต                    เป็นรายการทางด้านขวามือของบัญชีแยกประเภท

วัน เดือน ปี           แสดงวันที่ที่เกิดรายการที่ผ่านบัญชีมา

รายการ                  แสดงชื่อบัญชีที่บันทึกตรงกันข้ามกันไว้

อ้างอิง                    แสดงเลขที่หน้าของสมุดรายวันทั่วไปที่รายการค้าที่นำมาผ่านในบัญชีแยกประเภทได้บันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไป

จำนวนเงิน            แสดงจำนวนของรายการค้าแต่ละรายการที่ผ่านมาจากสมุดรายวันทั่วไป

 

ผังบัญชี (Chart of Account)

 

                เป็นชื่อบัญชีและเลขที่บัญชีที่กิจการกำหนดขึ้นก่อนจะทำการวิเคราะห์รายการค้า สำหรับเลขที่บัญชีมีไว้เพื่อใช้ในการอ้างอิงเวลาผ่านบัญชีไปสมุดบัญชีแยกประเภท และเพื่อความสะดวกในการบันทึกข้อมูลและการอ้างอิงรวมทั้งในการสรุปจำนวนเงินของแต่ละรายการ เลขที่บัญชีอาจจะมีตัวเลขหลายๆ หลัก ขึ้นอยู่กับความใหญ่เล็กของกิจการ เช่น ถ้ากิจการมีเลขที่บัญชี 3 หลัก หลักที่ 1 หมายถึงประเภทบัญชี หลักที่ 2 หมายถึงหมวดหมู่บัญชี และหลักที่ 3 หมายถึงจำนวนบัญชี เป็นต้น ตัวอย่างเช่น

 

หลักที่ 1     ประเภทบัญชี มีดังนี้

                    สินทรัพย์                                       แทนตัวเลข                       1

                    หนี้สิน                                           แทนตัวเลข                       2

                    ทุน                                                แทนตัวเลข                       3

                    รายได้                                           แทนตัวเลข                       4

                    ค่าใช้จ่าย                                       แทนตัวเลข                       5

 

หลักที่ 2     หมวดหมู่บัญชีมีดังนี้

                    สินทรัพย์หมุนเวียน                    แทนตัวเลข                       1                  เช่น            11

                    เงินลงทุนระยะยาว                     แทนตัวเลข                       2                  เช่น            12

                    หนี้สินระยะยาว                          แทนตัวเลข                       2                  เช่น            22

 

หลักที่ 3     จำนวนบัญชี กำหนดเรียงลำดับตาม ประเภทบัญชีและหมวดหมู่บัญชี เช่น

                    บัญชีเงินสด                                 เลขที่                                  111

                    บัญชีลูกหนี้การค้า                       เลขที่                                  112

                    บัญชีทุน                                       เลขที่                                  311

 

ในการกำหนดเลขที่บัญชี โดยปกติ จะใช้เลขที่บัญชีเป็นตัวเลข โดย

บัญชีประเภทสินทรัพย์ จะขึ้นต้นด้วยเลข 1 เช่น

                    บัญชีเงินสด                                  111

                    บัญชีลูกหนี้การค้า                        112

บัญชีประเภทหนี้สิน จะขึ้นต้นด้วยเลข 2 เช่น

                    บัญชีเจ้าหนี้การค้า                        211

                    บัญชีเจ้าหนี้เงินกู้                          221

 

บัญชีประเภททุน จะขึ้นต้นด้วยเลข 3 เช่น

                    บัญชีทุน                                       311

                    บัญชีเงินถอน                               312

 

บัญชีประเภทรายได้ จะขึ้นต้นด้วยเลข 4 เช่น

                    บัญชีรายได้ค่าบริการ                   411

                    บัญชีรายได้ดอกเบี้ย                     412

 

บัญชีประเภทค่าใช้จ่าย จะขึ้นต้นด้วยเลข 5 เช่น

                    บัญชีเงินถอน                               512

                    บัญชีค่าโทรศัพท์                          513

 

วิธีการบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป

                    มีขั้นตอนดังนี้

 

ตัวอย่าง     วันที่ 1 มกราคม 25x1 นายพิทักษ์นำเงินสดมาลงทุนในกิจการ 500,000 บาท บันทึกดังนี้

 

สมุดรายวันทั่วไป

                                หน้า ......

วัน  เดือน  ปี

Date

รายการ

Transaction

อ้างอิง

Ref.

เดบิต

Debit

เครดิต

Credit

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

           

 

 

     รายการร่วม คือ รายการบัญชีที่มีบัญชีทางด้านเดบิต หรือเครดิต มากกว่า 1 บัญชี

ตัวอย่าง         ในวันที่ 1 สิงหาคม 25x1 กิจการแห่งหนึ่งซื้ออุปกรณ์สำนักงานราคา 30,000 บาท โดยจ่ายเป็นเงินสดเพียง 10,000 บาท ที่เหลือจ่ายทีหลัง รายการบัญชีบันทึกดังนี้

 

สมุดรายวันทั่วไป

                                                                            หน้า ......

วัน  เดือน  ปี

Date

รายการ

Transaction

อ้างอิง

Ref.

เดบิต

Debit

เครดิต

Credit

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

การผ่านบัญชีจากสมุดรายวันไปสมุดบัญชีแยกประเภท

 

                หมายถึง การนำรายการบัญชีที่ได้บันทึกไว้แล้วในสมุดรายวันทั่วไปด้านเดบิต และเครดิตไปบันทึกในสมุดบัญชีแยกประเภท มีขั้นตอนดังนี้

1.       เขียนชื่อบัญชีแยกประเภทนั้นเพื่อให้ทราบว่าบัญชีนั้นคือบัญชีอะไร เช่น บัญชีเงินสด บัญชีลูกหนี้การค้า บัญชีทุน-  นายพิทักษ์ เป็นต้น

2.       เขียนเลขที่บัญชีของบัญชีนั้นๆ บนด้านขวามือของบัญชีแยกประเภท เช่น บัญชีเงินสด เลขที่ 111

3.       บันทึก วัน เดือน ปี ที่ผ่านรายการนั้นจากสมุดรายวันลงในบัญชีแยกประเภท

4.       บันทึกตัวเลขจำนวนเงินทางด้านเดบิต ไปยังด้านซ้ายของบัญชีแยกประเภทที่เดบิต

5.       บันทึกตัวเลขจำนวนเงินทางด้านเครดิตไปยังด้านขวาของบัญชีแยกประเภทที่เครดิต

6.       เขียนอธิบายรายการด้วยชื่อบัญชีที่ตรงข้ามกับบัญชีที่เกี่ยวข้องในช่องรายการในช่องรายการในกรณีที่มีรายการร่วม ซึ่งมีบัญชีตรงข้ามหลายบัญชีให้เขียนในช่องรายการด้วยคำว่า “บัญชีต่างๆ”

7.       เขียนเลขที่บัญชีแยกประเภทในช่องอ้างอิงในสมุดรายวันทั่วไป

8.       เขียนเลขที่หน้าบัญชีในสมุดราวันทั่วไป ในช่องอ้างอิงของบัญชีแยกประเภท เช่น รว.1 คือ สมุดรายวันทั่วไป หน้า 1

 

การคำนวณหายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภท

 

                การคำนวณหายอดคงเหลือ หมายถึง การคำนวณหายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทเพื่อนำยอดที่ได้ไปจัดทำงบทดลอง

 

การคำนวณหายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภท มีขั้นตอนดังนี้

1.       ให้รวมจำนวนเงินทางด้านเดบิต และเขียนจำนวนเงินที่รวมได้ด้วยดินสอไว้ใต้รายการสุดท้าย ในช่องจำนวนเงินด้านเดบิต

2.       ให้รวมจำนวนเงินทางด้านเครดิต และเขียนจำนวนเงินที่รวมได้ด้วยดินสอไว้ใต้รายการสุดท้าย ในช่องจำนวนเงินด้านเครดิต

3.       ถ้าบัญชีใดมีจำนวนเดียวก็ไม่ต้องรวมยอด

4.       ให้คำนวณหาผลต่างระหว่างยอดรวมด้านเดบิต และด้านเครดิต ถ้ายอดรวมทางด้านเดบิตสูงกว่าเครดิต เรียกว่ายอดคงเหลือด้านเดบิต ให้ใส่ยอดคงเหลือไว้ในช่องรายการหน้าจำนวนเงินรวมทางด้านเดบิต และเช่นเดียวกันในกรณีที่ยอดรวมทางด้านเครดิตสูงกว่าเดบิตเรียกว่ายอดคงเหลือทางด้านเครดิต ก็ให้ใส่ยอดคงเหลือไว้ในช่องรายการหน้าจำนวนเงินรวมทางด้านเครดิต

 

งบทดลอง

 

                เป็นงบที่จัดทำขึ้นเพื่อพิสูจน์ความถูกต้องเบื้องต้นของการบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป

 

ขั้นตอนต่างๆ ในการจัดทำงบทดลอง มีดังนี้

1.    เขียนส่วนหัวงบทดลอง ซึ่งประกอบด้วย ชื่อกิจการ  ชื่องบทดลอง และ วัน เดือน ปี ที่จัดทำ

2.    ตัวงบทดลองมี 3 ช่อง คือ ชื่อบัญชี จำนวนเงินด้านเดบิต และจำนวนเงินด้านเครดิต

3.   นำยอดคงเหลือจากบัญชีแยกประเภทมาใส่ในงบทดลอง โดยบัญชีใดมียอดคงเหลือด้านเดบิตใส่ในช่องเดบิต และบัญชีใดมียอดคงเหลือด้านเครดิตใส่ในช่องเครดิต บัญชีใดไม่มียอดคงเหลือไม่ต้องนำมาลงในงบทดลอง

4.    เรียงตามลำดับประเภทของบัญชี เริ่มจากสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ และค่าใช้จ่าย

5.    รวมยอดทางด้านเดบิต และด้านเครดิต ทั้งสองด้านต้องเท่ากัน

 

ตัวอย่างงบทดลอง

 

พิทักษ์การพิมพ์

งบทดลอง

วันที่ 31 เมษายน 25x1

หน่วย : บาท

เงินสด                                                                                   380,000

ลูกหนี้การค้า                                                                           14,000

วัสดุบริการ                                                                              20,000

อุปกรณ์สำนักงาน                                                                 160,000

เจ้าหนี้อื่น                                                                                                                              160,000

ทุน- นายพิทักษ์                                                                                                                    500,000

ถอนเงิน- นายพิทักษ์                                                             100,000

รายได้ค่าบริการ                                                                                                                     29,000

เงินเดือน                                                                                 10,000

ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด                                                                    5,000                                  _______

                                                                                              689,000                                  689,000

 

ตัวอย่าง     การวิเคราะห์รายการค้าและการบันทึกบัญชีพิทักษ์การพิมพ์ รายการค้าซึ่งเป็นเดือนแรกของการดำเนินกิจการ มีดังนี้

เมษายน     1           นายพิทักษ์ นำเงินสดมาลงทุน 500,000 บาท

  2        ซื้ออุปกรณ์สำนักงานเป็นเงินเชื่อ 20,000 บาท

 13          ซื้อวัสดุบริการจำนวน 20,000 บาท โดยจ่ายเป็นเงินสดเพียง 12,000 บาท

                15          ได้รับรายได้บริการเป็นเงินสด  15,000 บาท

                17          ส่งใบแจ้งหนี้เรียกเก็บเงินจากลูกค้ารายหนึ่งเป็นเงิน 14,000 บาท แต่ยังไม่ได้รับเงิน

                19          ส่งคืนอุปกรณ์จำนวนหนึ่งซึ่งชำรุดเป็นเงิน 40,000 บาท

                22          จ่ายชำระค่าวัสดุที่ส่งมาในวันที่ 13 ในส่วนที่เหลือ

                29          จ่ายเงินเดือน 10,000 บาท และจ่ายค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด

                31          นายพิทักษ์ได้ถอนเงินไปใช้ส่วนตัว 100,000 บาท

 

ให้ทำ  1.         วิเคราะห์รายการค้า

2.       บันทึกรายการลงในสมุดรายวันทั่วไป และผ่านรายการไปยังสมุดบัญชีแยกประเภท

3.       จัดทำงบทดลอง

 

  

 BACK        NEXT
 

  < กลับสู่ด้านบน >