บทที่ 5

วงจรบัญชี

อาจารย์ชรินทร   ศรีวิฑูรย์   

  

                

ขั้นตอนการบันทึกรายการค้า มีขั้นตอนดังนี้

 

1.       วิเคราะห์รายการค้า

2.       บันทึกรายการค้าลงในสมุดรายวันทั่วไป

3.       ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท

4.       จัดทำงบทดลองก่อนปรับปรุง

5.       บันทึกรายการปรับปรุง (ณ วันสิ้นงวด)

6.       จัดทำงบทดลองหลังปรับปรุง

7.       จัดทำงบการเงิน

ขั้นตอนดังกล่าวจะเรียกว่า วงจรบัญชี (Accounting Cycle) จะมีเครื่องมือมาช่วยทำให้การบันทึกรายการปรับปรุงและการจัดทำงบการเงินสะดวกมากขึ้น เรียกว่า กระดาษทำการ (Work Sheet)

ในวงจรบัญชีมีขั้นตอนเพิ่มเติม คือ การปิดบัญชีและการจัดทำงบทดลองหลังปิดบัญชี

 

กระดาษทำการ

 

เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการจัดทำงบการเงินให้ง่ายขึ้น กิจการจะจัดทำกระดาษทำการหรือไม่จัดทำก็ได้ แต่ถ้าจะทำ ก็จะทำขึ้นหลังจากจบการจัดทำงบทดลองก่อนปรับปรุง

กระดาษทำการจะมีทั้งแบบที่เป็น 10 ช่อง และ 12 ช่อง สำหรับกระดาษทำการ 10 ช่อง ประกอบด้วย 5 ช่องใหญ่ และในช่องใหญ่แต่ละช่องจะเป็น 2 ช่องเล็ก คือ ช่องด้านเดบิต และช่องด้านเครดิต ประกอบด้วยรายละเอียดดังนี้

1.       งบทดลองก่อนปรับปรุง

2.       รายการปรับปรุง

3.       งบทดลองหลังปรับปรุง

4.       งบกำไรขาดทุน

5.       งบดุล

สำหรับกระดาษทำการแบบ 12 ช่อง จะเพิ่มช่องงบกำไรสะสม

 

                 ในการจัดทำกระดาษทำการสามารถอธิบายการจัดทำได้ดังนี้

1.   เขียนชื่อกิจการ บอกประเภทว่าเป็นกระดาษทำการและงวดบัญชีที่จัดทำ

2.   ในช่องเลขที่บัญชี ให้ใส่เลขบัญชีของรายการต่างๆ ตามชื่อบัญชี

3.   ในช่องชื่อบัญชีให้ใส่ชื่อบัญชีที่เกี่ยวข้อง โดยเริ่มจากรายการต่างๆ จากงบทดลองก่อนปรับปรุง ในช่องงบทดลองให้ใส่ชื่อบัญชีจากงบทดลองก่อนปรับปรุง หายอดรวมด้านเดบิตและเครดิตซึ่งต้องเท่ากัน

4.  ในช่องรายการปรับปรุง ให้ใส่รายการที่จะปรับปรุง ถ้าเป็นการบันทึกในชื่อบัญชีที่มีอยู่แล้วในงบทดลองก่อนปรับปรุงก็นำไปใส่ในช่องเดบิตหรือช่องเครดิตในบรรทัดเดียวกับชื่อบัญชีเดิมที่มีอยู่แล้ว แต่หากไม่เคยมีชื่อบัญชีเดิมมาก่อนก็ให้เปิดชื่อบัญชีใหม่และใส่จำนวนเงินที่เกี่ยวข้อง

ในช่องรายการปรับปรุงนั้นนิยมใส่เลขกำกับไว้บนจำนวนเงินด้วยเพื่อจะได้ใช้อ้างอิงในการอธิบายรายการ โดยอธิบายไว้ข้างล่างกระดาษทำการ ซึ่งต้องใส่ทั้งด้านเดบิตและด้านเครดิต เมื่อทำรายการปรับปรุงรายการทุกรายการแล้วก็จะหายอดคงเหลือรวมทั้งด้านเดบิตและด้านเครดิตซึ่งต้องเท่ากัน

5.   ในช่องงบทดลองหลังปรับปรุง ให้หายอดคงเหลือของรายการทุกรายการ

6.   ในช่องงบกำไรขาดทุน ให้นำรายการที่เป็นรายการประเภทรายได้และค่าใช้จ่ายมาใส่ในช่องงบกำไรขาดทุนในบรรทัดเดียวกันเลย ถ้ามีผลต่างแสดงว่ากิจการมีกำไรหรือขาดทุน

ยอดรวมด้านเดบิต > ยอดรวมด้านเครดิต [ กิจการเกิดขาดทุนสุทธิ

ยอดรวมด้านเดบิต < ยอดรวมด้านเครดิต [ กิจการเกิดกำไรสุทธิ

เมื่อหายอดรวมด้านเดบิตและเครดิตแล้วมีผลต่าง ให้ใส่ผลต่างในช่องงบกำไรขาดทุน และช่องงบดุลด้านเครดิตด้วยจำนวนเงินที่เท่ากัน ในทางตรงกันข้าม ถ้ากรณีที่กิจการเกิดขาดทุน ยอดรวมด้านเดบิต > ยอดรวมด้านเครดิต ให้นำผลต่างมาใส่ในช่องงบกำไรขาดทุนด้านเครดิต และใส่ในช่องงบดุลด้านเดบิตด้วยจำนวนเงินที่เท่ากัน

7.    หลังจากนั้นหายอดรวมสุทธิด้านเดบิตและด้านเครดิตในช่องงบกำไรขาดทุน ซึ่งจะต้องได้ยอดรวมเท่ากัน

8.   ในช่องงบดุล ให้นำรายการประเภทสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของในช่องงบทดลองหลังปรับปรุงมาใส่ในช่องงบดุลในบรรทัดเดียวกัน และหายอดรวมสุทธิด้านเดบิตและด้านเครดิตในช่องงบดุลจะเท่ากัน

เมื่อจัดทำกระดาษทำการเสร็จก็จัดทำงบการเงินตามลำดับ คืองบกำไรขาดทุน งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ และงบดุล

เมื่อจัดทำงบการเงินจากกระดาษทำการเรียบร้อยแล้ว จะเห็นว่ายอดกำไรสุทธิหรือขาดทุนสุทธิในกระดาษทำการจะเท่ากับการจัดทำงบกำไรขาดทุน แต่เมื่อพิจารณางบดุลแล้วจะพบว่า ยอดรวมในกระดาษทำการจะไม่เท่ากับยอดในการจัดทำงบดุล เนื่องจากมีหลายรายการที่ในช่องงบดุลในกระดาษทำการมียอดด้านเครดิต แต่เมื่อนำเสนอในงบดุลนั้นจะแสดงเป็นยอดหักจากรายการสินทรัพย์ทางด้านเดบิต

ในวงจรบัญชีจะมีขั้นตอนหนึ่งที่จัดทำ คือการปิดบัญชี โดยการปิดบัญชีนั้นจะเป็นการโอนยอดคงเหลือในบัญชีที่อยู่ในงบกำไรขาดทุนไปยังบัญชีทุนของกิจการ

 

การปิดบัญชี

 

ประเภทของรายการบัญชี 5 ประเภท จะแบ่งบัญชีออกได้เป็น 2 ประเภท คือ

1. บัญชีชั่วคราว เป็นบัญชีที่อยู่ในงบกำไรขาดทุน แสดงการรวบรวมข้อมูลที่จะทำให้ผลการดำเนินงานของกิจการ รวมทั้งบัญชีเงินถอน และบัญชีเงินปันผล

2.  บัญชีถาวร เป็นบัญชีที่อยู่ในงบดุลที่จะแสดงสถานะของกิจการ

เมื่อจัดทำกระดาษทำการแล้วก็จะทำการปิดบัญชีชั่วคราว  จะทำให้บัญชีชั่วคราวประเภทรายได้ ค่าใช้จ่ายมียอดคงเหลือเป็นศูนย์ กล่าวคือ บัญชีชั่วคราวจะไม่มียอดคงเหลือยกไปงวดหน้า

บัญชีชั่วคราวทุกบัญชีจะถูกปิดทั้งหมดในวันสิ้นงวดเพื่อโอนยอดคงเหลือสุทธิไปยังบัญชีทุนหรือบัญชีส่วนของเจ้าของ

 

ขั้นตอนในการปิดบัญชี

 

1.  ปิดบัญชีรายได้และบัญชีค่าใช้จ่ายทุกบัญชีเข้าไปยังบัญชีสรุปผลกำไรขาดทุน ซึ่งเป็นบัญชีชั่วคราว เปิดเมื่อทำการปิดบัญชี ในวันสิ้นงวดเท่านั้น และจะถูกปิดให้เป็นศูนย์ต่อไป โดยบัญชีสรุปผลกำไรขาดทุนจะกำหนดเลขที่บัญชีในหมวดส่วนของเจ้าของ

2.  การปิดบัญชีที่เกี่ยวกับรายได้ไปยังบัญชีสรุปผลกำไรขาดทุน จะบันทึกการปิดบัญชีดังนี้

        เดบิต      รายได้                                                    xxx

                        เครดิต    สรุปผลกำไรขาดทุน                           xxx

3.       การปิดบัญชีที่เกี่ยวกับค่าใช้จ่ายไปยังบัญชีสรุปผลกำไรขาดทุน จะบันทึกการปิดบัญชีดังนี้

เดบิต      สรุปผลกำไรขาดทุน                               xxx

                เครดิต    ค่าใช้จ่าย                                               xxx

                จะเห็นว่าบัญชีสรุปผลกำไรขาดทุนจะมียอดด้านเดบิตหรือด้านเครดิตก็ได้ ขึ้นอยู่กับว่ากิจการมียอดรายได้หรือค่าใช้จ่ายสูงกว่ากัน โดยจะสรุปได้ดังนี้

                บัญชีรายได้ > บัญชีค่าใช้จ่าย [เกิดกำไรสุทธิ [ บัญชีสรุปผลกำไรขาดทุน

                                                                                                                มียอดคงเหลือด้านเครดิต

บัญชีรายได้ < บัญชีค่าใช้จ่าย [เกิดขาดสุทธิ   [ บัญชีสรุปผลกำไรขาดทุน

                                                                                                                มียอดคงเหลือด้านเดบิต

4.       ปิดบัญชีสรุปผลกำไรขาดทุนเข้าไปยังบัญชีทุน

ถ้ากิจการเกิดกำไรสุทธิจะทำให้ส่วนทุนหรือส่วนของเจ้าของเพิ่มการโอนปิดบัญชีสรุปผลกำไรจะบันทึกดังนี้

เดบิต      สรุปผลกำไรขาดทุน                                           xxx

                เครดิต    ทุนหรือกำไรสะสม                                             xxx

ถ้ากิจการเดขาดทุนสุทธิจะทำให้ส่วนทุนหรือส่วนของเจ้าของลดลง การโอนปิดบัญชีสรุปผลกำไรขาดทุนจะบันทึกดังนี้

เดบิต      ทุนหรือกำไรสะสม                                             xxx

                เครดิต    สรุปผลกำไรขาดทุน                                           xxx

การที่บันทึกเข้าบัญชีทุนหรือบัญชีกำไรสะสม เมื่อปิดบัญชีสรุปผลกำไรขาดทุนขึ้นอยู่กับว่าเป็นกิจการประเภทใด ถ้าเป็นประเภทเจ้าของคนเดียวจะโอนเข้าบัญชีทุน ในกรณีเป็นห้างหุ้นส่วนจะโอนเข้าบัญชีกระแสทุนของผู้เป็นหุ้นส่วนหากมีการแบ่งสรรเลย แต่ในกรณีไม่แบ่งสรรก็จะโอนเข้าบัญชีกำไรสะสมเหมือนบริษัทจำกัด

        5.  ในกรณีกิจการมีบัญชีเงินถอน หรือกิจการมีบัญชีเงินปันผล ก็ต้องปิดเข้าบัญชีทุนหรือบัญชีกำไรสะสม โดยบัญชีเงินถอนและบัญชีเงินบันผลจะทำให้ทุนหรือส่วนของเจ้าของลดลง ดังนั้นจะบันทึกดังนี้

                เดบิต      ทุน                                          xxx

                                เครดิต    เงินถอน                                                xxx

                ในกรณีบริษัทจำกัดจะบันทึกปิดบัญชีเงินปันผลดังนี้

                เดบิต      กำไรสะสม                           xxx

                                เครดิต    เงินปันผล                             xxx

ขั้นตอนการปิดบัญชีทั้งหมดจะทำในสมุดรายวันทั่วไปแล้วผ่านไปบัญชีแยกประเภท โดยจะทำการบันทึกการปิดบัญชีในวันสิ้นงวด โดยทุกบัญชีจะไปปิดอยู่ที่ส่วนทุนหรือส่วนของเจ้าของ

 

  งบทดลองหลังปิดบัญชี

 

เป็นขั้นตอนที่ทำหลังจากบันทึกการปิดบัญชีและผ่านไปรายการแยกประเภท โดยงบทดลองหลังปิดบัญชีจะแสดงเฉพาะรายการที่เป็นบัญชีถาวรเท่านั้น โดยต้องมียอดคงเหลือเท่ากันทั้งด้านเดบิตและด้านเครดิต

 

บัญชีถาวรจะไม่ปิดบัญชี เนื่องจากรายการต่างๆ ของบัญชีถาวรนั้นจะยกยอดคงเหลือไปให้งวดหน้าตามหลักการทางบัญชีที่เกี่ยวกับการดำรงอยู่ของกิจการ กล่าวคือ กิจการจะดำเนินการไปตลอดไม่เลิกกิจการ ดังนั้นรายการที่เกี่ยวกับบัญชีสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของหรือทุน จึงเป็นยอดที่จะโอนต่อให้งวดต่อไป จึงต้องมีการหายอดคงเหลือและยกไปให้งวดหน้า

 

ขั้นตอนการหายอดคงเหลือของบัญชีถาวรและการบันทึกยอดยกไปงวดหน้า

จะใช้สมุดบัญชีแยกประเภทที่เคยเปิดไว้เดิมมาบันทึกต่อ ขั้นตอนการจัดทำการหายอดคงเหลือและการบันทึกยอดยกไปข้างหน้า ดังนี้

1.  หายอดรวมทางด้านเดบิตและทางด้านเครดิต แล้วนำยอดทั้ง 2 ด้าน มาหักลบกันแล้วดูว่ายอดคงเหลืออยู่ด้านใด โดยถ้ายอดรวมด้านเดบิตสูงกว่ายอดรวมด้านเครดิตแสดงว่ายอดดุลเดบิต ในทางตรงกันข้ามถ้ายอดรวมด้านเครดิตสูงกว่ายอดรวมด้านเดบิตแสดงว่ายอดดุลเครดิต ซึ่งโดยปกติบัญชีสินทรัพย์จะมียอดดุลด้านเดบิตและบัญชีหนี้สินและส่วนของเจ้าของจะมียอดดุลเครดิต

2.  นำยอดที่หักลบกันแล้วจากข้อ 1 มาใส่ในบรรทัดต่อมาจากรายการสุดท้าย โดยนำมาใส่ในด้านเดบิตหรือเครดิตที่มียอดรวมน้อย โดยใส่วันที่สุดท้ายของงวดนั้นและใช้อธิบายรายการว่า ยกไป ในช่องอ้างอิงจะใช้เครื่องหมาย P

3.  รวมยอดทางด้านเดบิตและเครดิตซึ่งต้องทำกันและเขียนยอดรวมไว้ทั้ง 2 ด้านแล้วขีดเส้นใต้ 2 เส้นตรงยอดรวม

4.  ในงวดบัญชีต่อมา จะเขียนยอดผลต่างที่ได้ที่นำไปเขียนเป็นยอดยกไปมาเขียนเป็น ยอดยกมา ในด้านตรงกันข้ามกับยอดยกไปและใช้การอ้างอิงด้วย P เขียนคำอธิบายรายการด้วย ยอดยกมา

สมุดบัญชีทั้งสมุดรายวันทั่วไปและสมุดบัญชีแยกประเภทก็สามารถใช้ต่อไปในงวดถัดไปได้ แต่อย่างไรก็ตามถ้าในกรณีที่สมุดรายวันทั่วไปที่ใช้บันทึกรายการค้าในงวดก่อนหมดจำเป็นต้องใช้สมุดบัญชีเล่มใหม่นั้น กิจการต้องทำการเปิดบัญชี

 

 

การเปิดบัญชี

 

จะทำการเปิดบัญชีประเภทสินทรัพย์หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ ที่มียอดยกไปงวดหน้า โดยจะบันทึกเปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป โดยใช้วันที่ที่เริ่มงวดบัญชีใหม่เลยในการบันทึกรายการ จากนั้นก็ผ่านบัญชีไปยังสมุดบัญชีแยกประเภท

 

สรุป

 

จากขั้นตอนในวงจรบัญชีทั้งหมดสามารถสรุปวงจรบัญชีได้ดังนี้

1.       วิเคราะห์รายการค้า

2.       บันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป

3.       ผ่านรายการไปสมุดบัญชีแยกประเภท

4.       หายอดคงเหลือเพื่อจัดทำงบทดลองก่อนปรับปรุง

5.       จัดทำกระดาษทำการ

6.       บันทึกรายการปรับปรุงในวันสิ้นงวดในสมุดรายวันทั่วไป

7.        ผ่านรายการปรับปรุงไปยังบัญชีแยกประเภท

8.       หายอดคงเหลือเพื่อจัดทำงบทดลองหลังปรับปรุง

9.       จัดทำงบการเงิน

10.      ปิดบัญชีชั่วคราว

11.      จัดทำงบทดลองหลังปิดบัญชี

12.      กลับรายการ (ถ้ากิจการจะกลับรายการ)

13.      เปิดบัญชี (ถ้าสมุดบัญชีหมดต้องขึ้นเล่มใหม่)

 

  

 BACK        NEXT

 

 < กลับสู่ด้านบน >