การเขียนคู่มือการปฏิบัติงาน

คู่มือการปฏิบัติงาน

คู่มือ คือการอธิบายหรือให้รายละเอียดของการดำเนินงานอย่างใดอย่างหนึ่งให้ประสบผลสำเร็จ โดยผ่านขั้นตอนหรือกระบวนการต่าง ๆ คู่มือเป็นหนังสือหรือเอกสารที่ใช้ควบคู่กับการจัดกิจกรรมต่าง ๆ เป็นเอกสารที่ให้แนวทางการปฏิบัติแก่ผู้ใช้คู่มือ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถดำเนินการในเรื่องนั้น ๆ ด้วยตนเองอย่างถูกต้องเหมาะสม (สุมาลี สังข์ศรี)

วิธีการเขียนคู่มือการปฏิบัติงาน มีขั้นตอนหลักๆ อยู่ 4 ขั้นตอน

  1. ขั้นกำหนดเรื่องที่จะเขียนเป็นคู่มือ
  2. ขั้นวางแผนการเขียน (หรือขั้นการจัดทำ Outline)
  3. ขั้นลงมือเขียน
  4. ขั้นตรวจสอบและปรับปรุง
  1. ขั้นกำหนดเรื่องที่จะเขียนเป็นคู่มือ

เนื่องจากคู่มือเป็นการนำเสนอรายละเอียด และลำดับขั้นตอนของการปฏิบัติงาน ดังนั้นงานที่จะนำมาเขียนเป็นคู่มือควรต้องเป็นงานที่มีความซับซ้อนพอสมควร ยากที่จะอธิบายให้ผู้ปฏิบัติเข้าใจได้ในครั้งเดียว และการปฏิบัติจะต้องดำเนินการในแนวเดียวกัน มิเช่นนั้นจะทำให้งานเสียหาย ดังนั้นจึงต้องมีการกำหนดขั้นตอนการปฏิบัติที่ชัดเจน ถาเป็นงานที่ไม่ซับซ้อนมีขั้นตอนการปฏิบัติงานอย่างง่าย ๆ ที่สามารถอธิบายให้ผู้ปฏิบัติเข้าใจได้ทันทีก็ไม่จำเป็นต้องเขียนเป็นคู่มือ ผู้เขียนต้องเลือกงานที่เหมาะสมที่ควรนำมาเขียนเป็นคู่มือเช่น คู่มือการจัดโครงการฝึกอบรม คู่เมือการเทียบโอนผลการศึกษา คู่มือการจัดประชุมนานาชาติ เป็นต้น

  1. ขั้นวางแผนการเขียน (ขั้นการจัดทำ Outline)

ในขั้นนี้หลังจากผู้เขียนกำหนดชื่อของคู่มือเรียบร้อยแล้ว ผู้เขียนจะกำหนดวัตถุประสงค์ในการจัดทำคู่มือนั้น ๆ ว่าคู่มือเล่มนั้นจัดทำเพื่อวัตถุประสงค์เพื่ออะไร เมื่อกำหนดวัตถุประสงค์เรียบร้อยแล้ว ผู้เขียนจะต้องจัดทำเค้าโครง หรือ Outline ของคู่มือว่าจะมีขอบเขตเนื้อหาอย่างไร จะแบ่งออกเป็นกี่บท แต่ละบทมีขอบเขตเนื้อหาอะไร ประเด็นหลักคืออะไร ประเด็นรองคืออะไร ในการจัดทำ Outline  ผู้เขียนต้องทำการศึกษา ศึกษาเนื้อหาในเรื่องที่จะเขียนคู่มือนั้นจากแหล่งต่าง ๆ ที่จะสืบค้นได้ อาจจะเป็นตำรา เอกสาร รายงาน คู่มือที่มีผู้ทำมาก่อน รวมทั้งประสบการณ์ในการทำงานในเรื่องนี้ แล้วนำข้อมูลทั้งหมดมาพิจารณาร่วมกับวัตถุประสงค์ของคู่มือ แล้วกำหนดออกมาเป็น Outline โดยทั่วไปจะกำหนดเนื้อหาออกเป็นบทย่อยๆ ดังนี้

บทที่ 1 บทนำ เนื้อหาในบทนี้จะประกอบด้วย 1) เหตุผลและความจำเป็นในการจัดทำคู่มือเล่มนั้น ๆ 2) วัตถุปรสงค์ของคู่มือ 3) ขอบเขตเนื้อหาในคู่มือ 4) ประโยชน์ของคู่มือเล่มนั้น ๆ 5) คำศัพท์สำคัญในคู่มือ

บทที่ 2 การวิเคราะห์งานและการศึกษาเอกสารที่เกี่ยวข้อง แสดงความสัมพันธ์ของงานที่จะนำมาเขียนเป็นคู่มือกับงานทั้งระบบขององค์กร รวมทั้งการเสนอหลักการทฤษฎีเอกสารที่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กับงานที่นำมาจัดทำเป็นคู่มือ เนื้อหาจะครอบคลุมการวิเคราะห์งานขององค์กร เพื่อแสดงให้เห็นงานที่จะเขียนเป็นคู่มือ หลักการ ทฤษฎี วิธีการ ระเบียบ กฎหมาย ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่นำมาเขียนเป็นคู่มือ

บทที่ 3 ขั้นตอนการดำเนินงานหรือการปฏิบัติงานในเรื่องนั้น ๆ เนื้อหาจะคลอบคลุมขั้นตอนหรือกระบวนการดำเนินงาน ในเรื่องที่นำมาจัดทำคู่มือตั้งแต่ขั้นตอนแรกจนถึงขั้นตอนสุดท้ายอย่างละเอียด ซึ่งผู้ที่อ่านคู่มือสามารถนำไปปฏิบัติได้ อาจมีแผนภูมิ (Flow-chart)ประกอบ

บทที่ 4 ปัญหาและอุปสรรคและข้อเสนอแนะ เนื้อหาในบทนี้จะประกอบด้วยปัญหา อุปสรรคต่าง ๆ ที่มักพบในการดำเนินการในเรื่องนี้ ข้อเสนอแนะในการแก้ปัญหาและข้อเสนอแนะในการพัฒนางานนี้ให้ดียิ่งขึ้น

ผู้เขียนบางท่านอาจมีการยกกรณีตัวอย่าง (Case study) เพื่อเป็นตัวอย่างแก่ผู้อ่านด้วย ซึ่งการยกกรณีตัวอย่างหากมีหลาย ๆ กรณี อาจจะแยกออกเป็นอีกบทหนึ่งต่างหาก หากมีกรณีตัวอย่างก็จะอยู่ในบทที่ 4 และเลื่อนปัญหา อุปสรรค และข้อเสนอแนะมาเป็นบทที่ 5

  1. ขั้นลงมือเขียน

ในขั้นนี้ ผู้เขียนจะลงมือเขียนรายละเอียดตามโครงร่างคู่มือที่ได้จัดทำไว้ในขั้นที่ 2 โดยเขียนแต่ละบทดังนี้

1) การกำหนดชื่อของคู่มือ

2) การเขียนรายละเอีย ในแต่ละบท

บทที่ 1 บทนำ

-  การเขียนเหตุผลและความจำเป็นในการจัดทำคู่มือ

-   วัตถุประสงค์ของคู่มือ

-  ขอบเขตเนื้อหาในคู่มือ

-  ประโยชน์ที่ผู้อ่านจะได้รับจากคู่มือ

- คำศัพท์สำคัญที่ใช้ในคู่มือ

บทที่ 2 การวิเคราะห์งานและการศึกษาเอกสารที่เกี่ยวข้อง

- การวิเคราะห์งาน

-  หลักการ แนวคิด และทฤษฎีที่เกี่ยวข้อง

บทที่ 3 ขั้นการดำเนินงาน/ปฏิบัติการ

บทที่ 4 กรณีตัวอย่าง

บทที่ 5 ปัญหาอุปสรรคและข้อเสนอแนะ

-  สรุปขั้นตอนการปฏิบัติงาน

- ปัญหาอุปสรรคและแนวทางแก้ไข

- ข้อเสนอแนะในการพัฒนางานปฐมนิเทศ

บรรณานุกรม

ข้อมูลอ้างอิง ศาสตราจารย์ ดร.สุมาลี สังข์ศรี, 2553, การเขียนคู่มือ

แสดงความคิดเห็น

*

  • เข้าสู่ระบบ