เทคนิคการเขียนe-mail ธุรกิจภาษาอังกฤษและการโต้ตอบโทรศัพท์ภาษาอังกฤษ

ปัจจุบันการใช้e-mail ในการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจเป็นที่นิยมมากโดยเฉพาะe-mailที่เป็นภาษาอังกฤษซึ่งมักจะถูกใช้ในการติดต่อสื่อสารในองค์กรขนาดใหญ่ และองค์กรระหว่างประเทศและแน่นอนว่าหลังการเปิดเสรีทางอาเซียนe-mail ภาษาอังกฤษจะมีบทบาทในชีวิตประจำวัน ซึ่งผู้เขียนได้รวบรวมและศึกษามาจากหนังสือเทคนิคการเขียนอีเมลล์ธุรกิจและโต้ตอบทรศัพท์ สรุปได้ว่า

1. แจ้งวัตถุประสงค์ให้ตรงประเด็นชัดเจน

ไม่ควรปล่อยให้ช่องชื่อเรื่องว่างไว้(subject) เช่น เมื่อสอบถามข้อมูลผลิตภัณฑ์อีกฝ่าย  ให้สอบถามรุ่นด้วย ผู้รับอีเมลล์จะตัดสินใจอ่านหรือไม่มักจะตัดสินใจจากชื่อเรื่องควรใช้ภาษาที่เรียบง่ายตรงประเด็นและใช้คำว่าurgent  หรือ important ต่อเมื่อด่วนหรือส่งข้อมูลสำคัญเท่านั้น

Subject : Product Information Request: Alpha Cement Mixer XC-191 หรือ

Subject: Product Information request: Alpha Cement Mixer XC-191

2.  เรียบง่ายแต่ได้ใจความ แต่ต้องแสดงจุดประสงค์ให้ชัดเจน  ควรหลีกเลี่ยงเนื้อหาที่ไม่เกี่ยวข้อง เว้นแต่ผู้รับและผู้ส่งรู้จักกันในระดับหนึ่ง เช่น ประโยคว่า How are you ?

3. อย่าใช้อักษรพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด ซึ่งทำให้ผู้อ่านอ่านยากและขาดสมาธิในการอ่าน

เช่น I am writing to inquire whether  you can provide your latest catalog.

4. ใช้สำนวนเชิงรุกมากกว่าสำนวนเชิงรับ

เช่น We will process your order today.

5. ใช้สรรพนามเป็นกลาง เมื่อไม่ทราบเพศควรใช้สรรพนามที่เป็นกลาง ควรใช้they  แทน he/she

เช่น Client must sign in to their account  to access their order summery.

โครงสร้างอีเมลล์มีอะไรบาง

1. เรื่อง (subject) เช่น ordering Happy  Pup Chew Toys

2.  คำขึ้นต้น  เช่น  Dear Mr. Horowitz

3. เนื้อหา

4. คำลงท้าย เช่น Regards

5. ชื่อของผู้เขียน

ส่วนประกอบสำคัญในเนื้อหาอีเมลล์

เกริ่นนำจะอยู่ที่Paragraph แรก จะแสดงถึงจุดประสงค์ของอีเมลล์ ยืนยันข้อมูลและอ้างอิงข้อมูลที่ได้ติดต่อกันครั้งก่อน

เช่น แสดงวัตถุประสงค์ I am writing to confirm the details of my flight.

ยืนยันข้อมูล I am please to confirm that your application has been approve.

อ้างอิงข้อมูลครั้งก่อน In my previous e-mail, I had mentioned the need to revise our plans.

เนื้อความ มักจะอยู่ที่paragraph ที่สอง จะระบุความต้องการและยืนยันความต้องการ

เช่น   ระบุความต้องการ We would be grateful if you could  let us know if you are coming.

ยืนยันความต้องการ Please confirm that you have received my e-mail.

ปิดท้ายจะอยู่ที่ย่อหน้าสุดท้าย จะระบุถึงต้องการความช่วยเหลืออื่นๆ รอการตอบกลับ แสดงความขอบคุณ

เช่น ต้องการความช่วยเหลืออื่น For further details. Please log on to our Web site.

รอการตอบกลับ  I look forward to your reply

แสดงความขอบคุณ Thank you for your help.

ในการตอบอีเมลล์ที่ส่งมา

เกริ่นนำ จะแสดงความขอบคุณ แสดงความเสียใจ แจ้งข่าวดี ขอโทษที่ไม่ได้ตอบกลับทันที

เช่น แสดงความขอบคุณ  Thank you for purchasing our product.

แสดงความเสียใจ We regret to inform you that your loan application has been denied.

แจ้งข่าวดี  It is my pleasure to tell you about our new product.

ขอโทษที่ไม่ได้ตอบกลับทันที Sorry for the late reply.

การโต้ตอบโทรศัพท์ที่เป็นภาษาอังกฤษมีความสำคัญมากในการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจในยุคโลกาภิวัตร  ซึ่งได้รวบรวมและสรุปเทคนิคดังต่อไปนี้

1.  รับสายที่ดัง  ถ้าไม่เป็นทางการพูดว่าHello

เป็นทางการพูดว่า  Thank you ABC Siamconductor . Selina is speaking . Hw may I help.

2. แนะนำตัวเอง  ถ้าไม่เป็นทางการ Hey Ellen. It’s Marry  calling.

ถ้าเป็นทางการ  Hello, this is Marry calling on behalf of Mr. Lin.

3. โทรกลับ

Hello, Mr. Scott. I’m returning your call.

4. ขอสายอีกฝ่าย    ไม่เป็นทางการ Is Kate in.

เป็นทางการ May I speak to Mr. Oldman, please?

5. ถ้ารับสานเอง  This is Mark speaking.

6.  เริ่มสนทนา  Is this convenient time to talk?

7. ไม่อยู่ไม่ว่างรับสาย Tim’s not in. Please call back later.

8. ติดสายอยู่  Tina is on another call right now.

9. โอนสาย  ไม่เป็นทางการ Hang on one second, please.

เป็นทางการ   Would you mind holding while I put you through?

10. โทรกลับ ถ้าขอให้โทรกลับ Henry is on another line right now. May I ask him to call you back?

ถ้าคนโทรต้องการโทรกลับมาใหม่เอง  No, thank you . I ‘ll call back.

11. รับฝากข้อความ  May I take a massage?

ฝากข้อความไว้  Could you please have  him to call me back on my cell phone?

12. ยืนยันข้อมูล  Ok, I ‘ve got it all down.

13. โทรผิด I’m afraid you have the wrong number.

14. เกิดปัญหา  Could you please speak little slower ,please? My English isn’t very strong.

15. เตรียมวางสาย  I have another caa coming through. I better run .

16.  กล่าวปิดท้าย  Thank you for calling

แสดงความคิดเห็น

*

  • เข้าสู่ระบบ