การสื่อสารประชาสัมพันธ์เพื่อพัฒนาองค์กร

“องค์กรที่ประสบความสำเร็จคือองค์กรที่มีความยืดหยุ่น มีการปรับตัวและตอบสนองต่อสิ่งแวดล้อมทางธุรกิจได้เร็ว  การสื่อสารประชาสัมพันธ์ภายในองค์กรจึงเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่จะช่วยให้พนักงานปรับตัวและตอบสนองต่อสิ่งแวดล้อมทางธุรกิจได้เร็ว”

Sir Martin Sorell ซีอีโอ WPP Group plc

การสื่อสารประชาสัมพันธ์ภายในองค์กร

การสื่อสารประชาสัมพันธ์ภายในองค์กร คือ การสร้างความเข้าใจและความสัมพันธ์อันดีกับกลุ่มบุคคลภายในองค์กร ให้มีความรักใคร่กลมเกลียว สามัคคี รวมทั้งเสริมสร้างขวัญกำลังใจ สร้างความจงรักภักดีต่อหน่วยงาน หากการสื่อสารภายในองค์กรมีประสิทธิภาพ  บุคลากรรับทราบนโยบาย ข้อมูลข่าวสาร  ความเคลื่อนไหวต่างๆ ขององค์กร มีพื้นที่ให้แสดงความคิดเห็น ก็จะช่วยขจัดปัญหาต่างๆ ที่อาจเกิดจากความเข้าใจคลาดเคลื่อนต่างๆได้  นอกจากนี้ยังทำให้ฝ่ายบริหารมองเห็นองค์กรในภาพรวม เช่น การสะท้อนความคิดเห็นของบุคลากรในมุมมองการทำงาน  ซึ่งผู้บริหารสามารถนำไปปรับปรุงการบริหารงานเพื่อพัฒนาองค์กรให้เดินหน้าไปได้อย่างถูกต้อง

ท่ามกลางสภาพแวดล้อมทางการบริหารที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและมีการแข่งขันสูงทั้งในองค์กรภาครัฐและเอกชน  การสื่อสารภายในองค์กรยังมีผลกระทบต่อการสื่อสารภายนอกด้วย เนื่องจากการสื่อสารภายในองค์กรที่มีประสิทธิภาพ บุคลากรมีความเข้าใจในนโยบายและการดำเนินงานขององค์กร ก็จะส่งผลให้การสื่อสารกับกลุ่มลูกค้า หรือผู้รับบริการ และกลุ่มบุคคลภายนอกมีผลดีไปด้วย ดังคำกล่าวที่ว่า  “หากการประชาสัมพันธ์ภายในองค์กรไร้ประสิทธิภาพ การสร้างความสัมพันธ์กับองค์กรภายนอกเป็นไปได้ยาก” ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะเป็นภาพสะท้อนขององค์กรสู่สาธารณชน  ดังนั้น  การสื่อสารและประชาสัมพันธ์ภายในองค์กร จึงควรเป็นส่วนหนึ่งของแผนเชิงกลยุทธ์ขององค์กรเพื่อให้สอดรับกับการบริหาร

เป้าหมายของการสื่อสารและประชาสัมพันธ์ภายในองค์กร

การสื่อสารและประชาสัมพันธ์ภายในองค์กร เป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีภายในองค์กร  เอื้ออำนวยให้การบริการและการดำเนินงานเป็นไปด้วยความราบรื่น คล่องตัว และมีประสิทธิภาพ โดยมีเป้าหมาย ดังนี้

1.การจูงใจให้พนักงานเกิดขวัญและกำลังใจ องค์กรสามารถใช้การสื่อสารและประชาสัมพันธ์ภายใน เพื่อจูงใจให้พนักงานเข้ามามีส่วนร่วม ยอมรับแนวปฏิบัติ และปฏิบัติตนในแนวทางที่องค์กรต้องการ  การสื่อสารประชาสัมพันธ์ภายในที่มีประสิทธิภาพจะทำให้พนักงานปรับเปลี่ยนพฤติกรรมให้สอดคล้องกับแนวนโยบายขององค์กร  ตลอดจนปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานให้ดีขึ้น

2.การกระตุ้นให้พนักงานสร้างนวัตกรรม องค์กรที่เน้นการสร้างนวัตกรรมจะเน้นการทำงานเป็นทีม ให้พนักงานมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ  เพื่อใช้ความรู้ ความชำนาญของพนักงานให้เกิดประโยชน์สูงสุด  องค์กรสามารถใช้การสื่อสารภายในเพื่อส่งเสริมการสร้างนวัตกรรมและความคิดสร้างสรรค์ภายในองค์กร เพราะการที่จะแข่งขันกับองค์กรอื่นๆ ได้  องค์กรต้องมีความสามารถในการสรรหาความคิดใหม่ๆ  สินค้าหรือบริการใหม่ๆ แนวความคิดใหม่จะช่วยให้องค์กรปรับตัวทันต่อสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป3- 3.การสร้างความผูกพันของพนักงานต่อองค์กร องค์กรต้องให้พนักงานรู้สึกว่าตนเองเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร เห็นคุณค่าของพนักงาน ทุกคนเป็นส่วนหนึ่งของความสำเร็จขององค์กร  พนักงานรู้สึกภูมิใจที่จะบอกคนอื่นว่าทำงานกับองค์กรใด  มีความรู้สึกเป็นหนึ่งเดียวกับองค์กร  ยิ่งพนักงานมีความรู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรมากเท่าไหร่  ความรู้สึกผูกพันก็จะยิ่งมีมากขึ้นเท่านั้น  ทั้งนี้  การสื่อสารระหว่างผู้บริหารระดับกลางผ่านช่องทางต่างๆ กับพนักงานช่วยสร้างความรู้สึกผูกพันนี้

รูปแบบการในการสื่อสารภายในองค์กร

การสื่อสารภายในองค์กรนั้น หากพิจารณาในแง่ของกระบวนการ จะแบ่งออกเป็น 4 ลักษณะ ดังรายละเอียดต่อไปนี้

1. การสื่อสารจากบนลงล่าง (Downward Communication) เป็นการสื่อสารซึ่งส่งผ่านจากลำดับชั้นบังคับบัญชาในระดับสูงลงไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาในระดับต่ำกว่าภายในองค์กร ซึ่งรวมถึงนโยบายในการบริหารจัดการ การสั่งงานและบันทึกข้อความที่เป็นทางการ

2. การสื่อสารจากล่างขึ้นบน (Upward Communication) เป็นการสื่อสารซึ่งส่งผ่านจาก ผู้ที่ปฏิบัติหน้าที่ในระดับบังคับบัญชาที่ต่ำกว่าขึ้นสู่ระดับที่สูงกว่า การสื่อสารในลักษณะนี้จะรวมถึงกล่องรับความคิดเห็น การประชุมกลุ่ม และกระบวนการในการร้องเรียน จากการศึกษาวิจัยกลุ่มหนึ่ง พบว่าหากมีการสื่อสารในทิศทางนี้อย่างมีประสิทธิภาพ ผู้บริหารจัดการจะสามารถปรับปรุงผลการปฏิบัติงานของตนได้ดียิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม การที่จะให้ผู้ปฏิบัติในระดับล่างสื่อสารต่อระดับสูงอย่างจริงใจ เปิดเผย ตรงไปตรงมานั้นไม่ใช่เรื่องที่จะทำได้ง่ายนัก อีกทั้งยังมีการศึกษาอีกกลุ่มหนึ่งที่ชี้ให้เห็นว่าการสื่อสาร  ในทิศทางนี้ ด้อยประสิทธิภาพที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสาระที่ปรากฏในสารนั้นเป็นไปในเชิงลบ ทั้งนี้  การสื่อสารจากล่างขึ้นบนนั้น มักจะมีความจำเป็นต่อการตัดสินใจที่ดี

3. การสื่อสารในแนวนอน (Horizontal Communication) เป็นการสื่อสารซึ่งส่งข้ามหน่วยงานภายในองค์กรซึ่งมีความจำเป็นยิ่งต่อการประสานงาน และการหลอมรวมหน้าที่สายงานภายในองค์กรที่ต่างกันเข้าด้วยกัน เช่น การติดต่อข้ามสายงานระหว่างฝ่ายงบประมาณกับฝ่ายบัญชี ฝ่ายแผนงานและฝ่ายที่ต้องปฏิบัติงานในพื้นที่ เป็นต้น

4. การสื่อสารแบบต่างหน่วยงานและต่างระดับภายในองค์กร (Diagonal Communication) แม้ว่าจะเป็นวิธีการสื่อสารที่อาจจะมีการใช้น้อยที่สุดในการสื่อสารทั้ง 4 แบบนี้ แต่ก็มีความจำเป็นในสถานการณ์ที่สมาชิกในองค์กรไม่สามารถสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพผ่านช่องทางอื่นๆ ได้ เป็นลักษณะการสื่อสารที่ส่งตัดข้ามไปยังหน่วยงานที่ต่างกัน และในระดับที่ต่างกัน

ช่องทางการประชาสัมพันธ์ภายในองค์กร

เพื่อให้การประชาสัมพันธ์ดำเนินไปอย่างราบรื่น เกิดประโยชน์สูงสุดบรรลุวัตถุประสงค์ และกลุ่มเป้าหมายที่ตั้งไว้ การเลือกช่องทางการประชาสัมพันธ์ (Channel) ที่ถูกต้อง นับว่ามีความสำคัญ โดยช่องทางการประชาสัมพันธ์ภายในองค์กร ประกอบด้วย

  1. 1. กิจกรรมประจำ
  • สื่อบุคคล การสนทนา พูดคุย การติดต่อ-สอบถาม โทรศัพท์ภายใน 
  • สื่อสิ่งพิมพ์ แผ่นพับ แผ่นปลิว จดหมายข่าว จดหมายเวียน คู่มือหนังสือเผยแพร่เล่มเล็ก เอกสารแนะนำจดหมายข่าวรายวัน จดหมายข่าวรายสัปดาห์ อนุสาร วารสาร นิตยสาร 
    • สื่ออิเล็คโทรนิค เสียงตามสาย อินเทอร์เน็ต 
    • สื่ออื่น ๆ ป้ายประกาศภายใน ป้ายประกาศใหญ่ภายนอก ตู้ประกาศ ตู้ภาพข่าว การบริการข้อมูลข่าวสาร สติ๊กเกอร์ กล่องรับความคิดเห็น คำขวัญ เป็นต้น

2. กิจกรรมพิเศษ

  • สื่อบุคคล การบรรยาย การปาฐกถา การประชุม การสัมมนา การอภิปราย การฝึกอบรม
    • สื่อสิ่งพิมพ์ สิ่งพิมพ์เฉพาะกิจต่าง ๆ (แผ่นพับ แผ่นปลิว คู่มือ ฯลฯ) จดหมายข่าว

จดหมายเวียน หนังสือพิมพ์กำแพง ปฏิทิน อนุทิน สมุดฉีก

  • สื่ออิเล็คโทรนิค เสียงตามสาย รายการวิทยุกระจายเสียง รายการวิทยุโทรทัศน์ อินเทอร์เน็ต
    • สื่ออื่น ๆ ป้ายประกาศใหญ่ภายนอก บัตรอวยพรปีใหม่ บัตรแสดงความยินดี ในโอกาสต่าง ๆ ของที่ระลึก ของชำร่วย ของแจก ของแถม การจัดทัศนศึกษา การจัดแข่งขันกีฬา การนำชมหน่วยงานทั้งในและต่างประเทศ คำขวัญ การประกวดต่าง ๆ การพบปะสังสรรค์ การจัดเลี้ยง เป็นต้น

การประชาสัมพันธ์มีความสำคัญอันดับต้นๆ ในการทำงานขององค์กรแต่ละองค์กร การประชาสัมพันธ์จะช่วยส่งเสริมลักษณะความเป็นผู้นำขององค์กรและบุคคล ทั้งยังช่วยให้เกิดความเข้าใจ ความร่วมมือทั้งจากบุคลากรภายในและผู้มาติดต่อภายนอก จะสังเกตได้ว่า บางหน่วยงานมีผลงานมากมายแต่ไม่มีการประชาสัมพันธ์ ประชาชนก็จะไม่ทราบว่าหน่วยงานนั้นได้ทำอะไรไปบ้าง ในทางตรงกันข้ามหน่วยงานที่มีผลงานน้อย แต่มีการประชาสัมพันธ์เผยแพร่ข่าวสารออกไปยังสื่อต่างๆ หน่วยงานนั้นจะเป็นที่รู้จักของประชาชนและเกิดการยอมรับในที่สุด

อ้างอิง

[1] WPP Group plc เป็นบริษัทข้ามชาติของอังกฤษที่ดำเนินงานด้านโฆษณาและประชาสัมพันธ์ มีสำนักงานสาขากระจายอยู่ 110 ประเทศ จัดเป็นบริษัทโฆษณาที่ใหญ่ที่สุดของโลก

http://www.baanjomyut.com/

http://www.adecco.co.th/jobs/adecco-knowledge-center-detail.aspx?id=1455&c=8

แสดงความคิดเห็น

*

  • เข้าสู่ระบบ