บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ สังกัดงานบริหารธุรการ หน่วยสารบรรณ/ หน่วยการเจ้าหน้าที่/หน่วยประสานงานทั่วไป ประจำปีงบประมาณ
ลักษณะงานแบ่งเป็น 3 หน่วย ดังนี้
1. หน่วยสารบรรณ
1.1 รับ-ส่งหนังสือภายในและภายนอกของมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร
1.2 จัดทำทะเบียนคุมและลง ทะเบียนหนังสือภายใน/ภายนอก
1.3 ประสานงานกับหน่วยงานอื่นทั้งภายในและภายนอกที่เกี่ยวข้องกับหน่วย
ธุรการและสารบรรณ
1.4 รวบรวมข้อมูลเอกสารเพื่อติดประกาศ ประชาสัมพันธ์ หน่วยงานอื่นทั้ง ภายในและภายนอกที่เกี่ยวข้องกับหน่วยธุรการและสารบรรณ
1.5 แจ้งเวียนหนังสือ ระเบียบ ข้อบังคับ ประกาศ คำสั่ง ไปยังหน่วยงาน
และผู้เกี่ยวข้อง
1.6 ร่างโต้-ตอบ หนังสือภายในและภายนอกของมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร
1.7 ให้บริการติดต่อสอบถามแก่บุคลากรหรือหน่วยงานทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร
1.8 จัดเก็บเอกสารเป็นหมวดหมู่ และเก็บเอกสารอ้างอิง
1.9 ค้นหาเอกสารอ้างอิงที่เกี่ยวข้อง
1.10 ตรวจทานความถูกต้องหนังสือภายในและภายนอกของมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร ก่อนเสนอผู้บังคับบัญชาลงนาม
1.11 เขียนคู่มือการปฏิบัติงานในหน้าที่นี้ โดยแสดงเป็นลำดับขั้นการปฏิบัติงานอย่างชัดเจน
1.12 จัดทำสรุปรายงานการประเมินผลการดำเนินงานตามอำนาจหน้าที่และขอบข่ายงานตนเองพร้อมเสนอแนวทางปรับปรุงและพัฒนา
1.13 บันทึกรายงานการประชุม
2. หน่วยการเจ้าหน้าที่
2.1 การดำเนินการเกี่ยวกับการสรรหาบุคคลเข้ารับราชการในตำแหน่งต่างๆ ทั้งข้าราชการ ลูกจ้างและพนักงาน
2.2 การดำเนินการเกี่ยวกับการขอบรรจุแต่งตั้ง โอน ย้าย ลาออก และการขอบรรจุกลับเข้ารับราชการ
2.3 การดำเนินการเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขการบรรจุ การเปลี่ยนตำแหน่ง
2.4 การประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานมหาวิทยาลัย (ต่อสัญญา/พัฒนาผลการปฏิบัติงาน)
2.5 การดำเนินการเกี่ยวกับการขอปรับวุฒิและเพิ่มวุฒิ
2.6 ให้ข้อมูลเกี่ยวกับการเลื่อนขั้นเงินเดือนและค่าจ้างประจำปี
2.7 การดำเนินงานเกี่ยวกับการขอกำหนดตำแหน่งทางวิชาการ
2.8 ดำเนินการเกี่ยวกับคำสั่ง ประกาศของมหาวิทยาลัย ที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรในคณะ
2.9 แจ้งสภาพการสมรสของบุคลากรรวมทั้งเปลี่ยนชื่อตัว – ชื่อสกุล
2.10 ตรวจสอบ วันลาของบุคลากรในรอบปีเพื่อประกอบการเลื่อนขั้นเงินเดือนและค่าจ้างประจำปี/โบนัส
2.11 ดำเนินการเกี่ยวกับการเสนอขอพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์
2.12 ออกหนังสือรับรองหรือเอกสารอื่นของบุคลากร/หนังสือรับรองเงินเดือน/สิทธิการรักษาพยาบาล/สมัคร ชพค./การศึกษาบุตร
2.13 ประสานงานการจัดทำบัตรประจำตัวข้าราชการ พนักงานมหาวิทยาลัย และลูกจ้าง
2.14 ดำเนินการเกี่ยวกับการลาป่วย/ลากิจ/ลาพักผ่อน (ลงทะเบียน/ลงในฐานข้อมูล)
2.15 ดำเนินการเกี่ยวกับการขออนุมัติลาศึกษาอบรม ดูงาน ปฏิบัติการวิจัยทั้งในประเทศและต่างประเทศ
2.16 ขออนุมัติให้ข้าราชการไปราชการหรือไปต่างประเทศระหว่างลาหรือวันหยุดราชการ
2.17 ติดตามและดำเนินการเกี่ยวกับการรายงานผลการศึกษา อบรม ดูงานของข้าราชการที่ได้รับอนุมัติลาศึกษาอบรม ดูงาน ทั้งในและต่างประเทศ
2.18 ดำเนินการเกี่ยวกับเรื่องของบุคลากรที่กระทำผิดวินัยทั้งในระดับคณะ และระดับมหาวิทยาลัย
2.19 เป็นผู้ช่วยนายทะเบียนดำเนินการเกี่ยวกับเอกสารลับของคณะ
2.20 ดำเนินการเกี่ยวกับการขอรับบำเหน็จบำนาญ และเงินทำขวัญให้กับบุคลากรในคณะตามสิทธิ์
2.21 ดำเนินการเกี่ยวกับงานประกันสังคมของพนักงานและลูกจ้างชั่วคราว
3. หน่วยประสานงานทั่วไป
3.1 ประสานงานด้านงานบริหารและธุรการ
3.2 ประสานงานด้านนโยบาย แผน และประกันคุณภาพ
3.3 ประสานงานด้านงานคลังและพัสดุ
3.4 ประสานงานด้านการบริการวิชาการและวิจัย
3.5 ประสานงานด้านงานบริการการศึกษาและกิจการนักศึกษา
3.6 ประสานงานด้านความร่วมมือทางวิชาการทั้งภาครัฐและเอกชน
กิจกรรม/แผนการปฏิบัติง าน
ในการจัดประชุมคณะกรรมการประกันคุณภาพ มีกิจกรรม/แผนการปฏิบัติงาน ดังนี้
ตารางที่ 2 ตารางแสดงแผนการปฏิบัติงานจัดการประชุม
| กิจกรรม | ระยะเวลาดำเนินการ |
| 1. เลขานุการหารือกับประธาน/รองประธาน เพื่อกำหนด วันเวลาประชุมและระเบียบวาระการประชุม | ก่อนการประชุมอย่างน้อย ๑๐ วัน |
| ๒. ตรวจสอบตารางการใช้ห้องประชุมและจองห้องประชุม | ก่อนการประชุมอย่างน้อย 7 วัน |
| 3. เชิญประชุม โดยการทำหนังสือประชุมพร้อมระเบียบวาระ การประชุมส่งผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ | ก่อนการประชุมอย่างน้อย 7 วัน |
| 4. จัดเตรียมใบลงชื่อประชุม และประสานรวบรวมเนื้อหา ตามระเบียบวาระจากผู้เกี่ยวข้อง | ก่อนการประชุมอย่างน้อย 2 วัน |
| 5. เสนอเลขานุการตรวจสอบเนื้อหาตามระเบียบวาระการ ประชุม | ก่อนการประชุมอย่างน้อย 2 วัน |
| 6. เตรียมระเบียบวาระการประชุมพร้อมเอกสาร ประกอบการประชุมให้ประธานกรรมการ | ก่อนการประชุมอย่างน้อย 1 วัน |
| 7. เตรียมไฟล์เนื้อหาการประชุม อาหารว่างและเครื่องดื่ม | ก่อนการประชุมอย่างน้อย 1 วัน |
| 8. ตรวจสอบความพร้อมก่อนการประชุม ได้แก่ ตรวจสอบ ความเรียบร้อยของห้องประชุม อุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์ และนำไฟล์เนื้อหาตามระเบียบวาระการประชุมบันทึกลง เครื่องคอมพิวเตอร์ในห้องประชุม | ก่อนการประชุมอย่างน้อย 45 นาที |
| 9. จัดทำสรุปมติที่ประชุมแจ้งคณะกรรมการและผู้เกี่ยวข้อง | ภายใน 2 วันหลังจากประชุม |
| 10. จัดทำรายงานการประชุมเสนอเลขานุการตรวจสอบ | ภายใน 7 วันหลังจากประชุม |
| 11. แจ้งเวียนรายงานการประชุมให้บุคคลใน
คณะกรรมการและผู้เข้าร่วมประชุมพิจารณารับรองรายงาน การประชุม |
ภายใน 7 วันหลังจากประชุม |
| 12. เสนอรายงานการประชุมฉบับรับรองให้เลขานุการ ลงนามในฐานะผู้ตรวจรายงานการประชุม | หลังจากเสร็จสิ้นการพิจารณารับรอง รายงานการประชุม |
เทคนิคการปฏิบัติงาน
เทคนิคในการปฏิบัติงานจัดประชุมและจดรายงานการประชุม มีดังนี้
1. การจัดเตรียมสถานที่ประชุม 1.1 การเลือกห้องประชุม
งานบริหารและธุรการ มหาวิทยาลัยใช้ห้องประชุมเล็กอาคารบุญรอดเป็นสถานที่จัด
ประชุมคณะกรรมการประจำมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร โดยมีความจุ 20 ที่นั่ง สามารถรองรับจำนวนคณะกรรมการ ประจำมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร จำนวน 20 คน มีทางเข้า-ออก 1 ทาง ภายในห้องประชุมเป็นห้องที่ผู้เข้าประชุมทุก คนสามารถมองเห็นและได้ยินเสียงซึ่งกันและกันได้อย่างชัดเจน ไม่มีการติดตั้งเครื่องเสียง มีการติดตั้งเครื่อง โปรเจคเตอร์สำหรับฉายภาพขณะประชุม และมีเครื่องคอมพิวเตอร์แต่ไม่มีไมโครโฟนประจำที่นั่ง
1.1 การจัดโต๊ะประชุม
การจัดโต๊ะสำหรับคณะกรรการประจำมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร มีความสะดวกในการ
2. การจัดทำระเบียบวาระการประชุม
การจัดระเบียบวาระการประชุมคณะกรรมการประกันคุณภาพ จัดรูปแบบเป็น
5 ระเบียบวาระ ดังนี้
ระเบียบวาระที่ 1เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
เป็นเรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบถึงเหตุผลที่จัดประชุม หรือเรื่องที่เห็นว่า
เป็นประโยชน์และที่ประชุมควรรับทราบ
ระเบียบวาระที่ 2เรื่องรับรองรายงานการประชุม
เป็นการพิจารณารับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว ซึ่งต้องระบุว่าเป็นรายงาน การประชุมครั้งที่เท่าไร ทั้งนี้ อาจจะระบุวัน เดือน ปี ไปด้วย การรับรองรายงานการประชุม คณะกรรมการประจำมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร ฝ่ายเลขานุการจะรับรองรายงานการประชุมให้ในที่ประชุมคณะกรรมการประจำฯพิจารณา
ระเบียบวาระที่ 3เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ
บางแห่งใช้คำว่า เรื่องสืบเนื่อง คือสืบเนื่องจากการประชุมครั้งที่แล้ว เป็นการ รายงานผลการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายในการประชุมครั้งก่อนๆ แต่การใช้คำว่า เรื่องสืบเนื่อง อาจทำให้เกิดความผิดพลาด โดยมีการนำเรื่องที่เลื่อนจากการพิจารณาครั้งก่อนมาพิจารณาและลงมติ ในระเบียบวาระนี้ ทำให้สับสนกับระเบียบวาระที่ 4 ซึ่งเป็นเรื่องพิจารณาโดยเฉพาะ
ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา
ระเบียบวาระนี้เป็นหัวใจในการประชุม หากข้อมูลมากจะต้องสรุปสาระสำคัญให้
กรรมการอ่านด้วย หัวข้อต่างๆ ที่จะนำมาพิจารณาจะต้องตั้งชื่อเรื่องให้กระชับชัดเจนทุกเรื่อง
ระเบียบวาระนี้ อาจเป็นเรื่องเร่งด่วนที่มิได้แจ้งล่วงหน้า ภาษาพูดเรียกว่า วาระจร
ระเบียบวาระที่ 5เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี)
ระเบียบวาระนี้ อาจเป็นเรื่องเร่งด่วนที่มิได้แจ้งล่วงหน้า ภาษาพูดเรียกว่า วาระจร
3. การจัดทำหนังสือเชิญประชุม
การประชุมแต่ละครั้ง ผู้รับผิดชอบในการจัดประชุมมีหน้าที่ทำหนังสือเชิญประชุมเพื่อนัดหมายคณะกรรมการ หรือผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับการประชุม ผู้เข้าประชุมจะได้ทราบว่าจะ มีการประชุมเรื่องอะไร วันใด เวลาใด มีระเบียบวาระการประชุมอะไรบ้าง ในการเชิญประชุม คณะกรรมการประจำมหาวิทยาลัย จะเชิญประชุมโดยทำบันทึกนัดหมายประชุมส่งไปยังบุคคลที่เป็น คณะกรรมการผ่านระบบ e-manage
4.การจดรายงานการประชุม การจดรายงานการประชุมคณะกรรมการมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร จะใช้วิธีจดรายงานการประชุมแบบที่ 2 คือ การจดย่อเรื่องที่พิจารณา และย่อคำพูดเฉพาะที่เป็นประเด็นสำคัญอันนำไปสู่มติ ของที่ประชุม พร้อมด้วยมติของที่ประชุม
เทคนิคการจดรายงานการประชุม
4.1 ควรอ่านเอกสารก่อนการประชุมมาล่วงหน้าเพื่อใช้เป็นแนวทางในการสรุปผลการประชุม
4.2จดโดยใช้คำย่อ เพื่อให้เกิดความรวดเร็วในการจดรายงานการประชุม เช่น ใช้ ม. เป็นคำย่อแทนมหาวิทยาลัย แต่ควรระมัดระวังคำย่อที่ใช้ว่าจะไม่เกิดความสับสนในภายหลัง
4.3ในการสรุปประเด็นการประชุม ควรมีสมาธิพยายามฟังแล้วคิดตาม จะทำให้เข้าใจในประเด็นที่ประชุมพูดมากขึ้น การบันทึกข้อความที่ประชุม จะต้องจดให้ได้ความในประเด็นที่สำคัญ คือใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไร อย่างไร และ/หรือ เพราะอะไร และจะต้องจับเจตนาของผู้พูดว่าต้องการอะไร เช่น
- รายงาน รายงานผลการปฏิบัติงาน รายงานความคืบหน้า ปัญหา/อุปสรรค
- แจ้ง การแจ้งเพื่อทราบ
-ชี้แจง การพูดเพื่อชี้แจงสาเหตุ เรื่องราว หรือชี้แจงวิธีการปฏิบัติ
- แสดงความคิดเห็น การแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประเด็นที่พิจารณาอยู่ ท า
แล้วเกิดผลดี ผลเสียหรือไม่ อย่างไร
-ให้ข้อเสนอแนะ การให้ข้อเสนอแนะว่าควรทำอะไร และ/หรืออย่างไร
4.4 ประเด็นใดที่ไม่แน่ใจควรสอบถามเจ้าของเรื่อง เพื่อให้เกิดความเข้าใจและสรุปประเด็นได้ถูกต้อง
4.5ในกรณีที่ประธานไม่ได้สรุปมติที่ประชุมปิดท้าย เลขานุการอาจขอความชัดเจนจากประธานในเรื่องมติของที่ประชุมในแต่ละระเบียบวาระก่อนเริ่มระเบียบวาระต่อไป เพื่อให้ได้มติที่ ถูกต้องไปใช้ในการจัดทำรายงานการประชุม
5. การจัดทำรายงานการประชุม การจัดทำรายงานการประชุมคณะกรรมการประจำมหาวิทยลัยแม่โจ้-ชุมพร มีรูปแบบดังนี้
5.1 รายงานการประชุมให้ลงชื่อคณะที่ประชุมหรือการประชุมของคณะนั้น เช่น รายงานการประชุมคณะกรรมการประจำมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร
5.2 ครั้งที่ให้ลงครั้งที่ประชุมเป็นรายปี โดยเริ่มจากเลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนสิ้นปีปฏิทิน ทับเลขปีพุทธศักราชที่ประชุม เมื่อขึ้นปีปฏิทินใหม่ให้เริ่มครั้งที่ 1 ใหม่ เรียงไปตามลำดับ เช่น ครั้งที่ 2/2561
5.3 เมื่อให้ลงวัน เดือน ปีที่ประชุม โดยลงวันที่พร้อมตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราช เช่น เมื่อวันที่ 10 มกราคม 2561
5.4 ณ ให้ลงสถานที่ที่ใช้เป็นที่ประชุม เช่น ห้องประชุมอาคารบุญรอด ศุภอุดมฤกษ์
5.5 ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม โดยเรียงตามลำดับตามคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการ ในกรณีที่เป็นผู้มาประชุมแทนให้ระบุผู้มาประชุม แทน และระบุว่ามาประชุมแทนตำแหน่งใด เช่น ผู้ช่วยศาสตราจารย์………………………………แทน คณบดีมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร
5.6 ผู้ไม่มาประชุมให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่
ประชุม โดยระบุให้ทราบว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใด พร้อมทั้งเหตุผลที่ไม่สามารถมาประชุม เช่น ติดภารกิจ ติดราชการ เป็นต้น เช่น ผู้ช่วยศาสตราจารย์………………คณบดีคณะ,มหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร ติดราชการ
5.7 ข้าร่วมประชุมให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งได้เข้าร่วมประชุม และหน่วยงานที่สังกัด
5.8 เริ่มประชุมเวลาให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม เช่น เวลา 09.00 น.
5.9 ข้อความให้บันทึกข้อความ ที่ประชุมโดยปกติ ให้เริ่มต้นด้วยประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่องที่ประชุมกับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่อง ประกอบด้วยหัวข้อ ดังนี้
ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
ถ้าไม่มี ให้บันทึกว่า “ไม่มี” ถ้ามีให้บันทึกเป็นเรื่องลำดับที่ 1, 2, 3 ตามลำดับ
เมื่อบันทึกหมดทุกเรื่องแล้ว ให้บันทึกมติว่า ที่ประชุมรับทราบ
ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องการรับรองรายงานการประชุม
กรณีเป็นการประชุมครั้งแรก จะไม่มีการรับรองรายงานการประชุม กรณีที่ไม่ใช่การประชุมครั้งแรก หากไม่มีการแก้ไข ให้สรุปมติว่า รับรองรายงานการประชุมโดยไม่มีการแก้ไข หากมีการแก้ไข ให้สรุปมติว่า รับรองรายงานการประชุม โดยมี การแก้ไข จำนวน…..แห่ง ดังนี้ หน้าที่… ระเบียบวาระที่…… บรรทัดที่……. จากเดิม “……..ข้อความ เดิม………” แก้ไขเป็น “……..ข้อความใหม่………” ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ
เป็นเรื่องที่ผู้มาประชุมและผู้เข้าร่วมประชุมเสนอให้ที่ประชุมทราบ บันทึกมติว่า
ที่ประชุมรับทราบ
ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา
ระเบียบวาระนี้เป็นหัวใจของการประชุม หากมีข้อมูลมากต้องสรุปสาระสำคัญให้คณะกรรมการอ่านด้วย การบันทึกมติในระเบียบวาระนี้ ให้บันทึกมติว่า ที่ประชุมมีมติอนุมัติ/ เห็นชอบตามเสนอ หรือ ที่ประชุมมีมติ ดังนี้ 1, 2, 3 …. ตามลำดับ ซึ่งมติที่ประชุมต้องกระชับและ ชัดเจนว่า อนุมัติหรือไม่ เห็นชอบหรือไม่ มอบหมายให้ใครทำอะไร ก าหนดเวลาแล้วเสร็จเมื่อใด อย่างไร
ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี)
เป็นเรื่องที่ประธานหรือกรรมการต้องการแจ้งให้ที่ประชุมทราบ โดยไม่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ของการประชุม หรืออาจเป็นเรื่องที่ไม่สามารถบรรจุในระเบียบวาระการ ประชุมได้ทัน ซึ่งอาจเป็นเรื่องเสนอเพื่อทราบหรือเพื่อพิจารณา ให้บันทึกมติตามเรื่องที่เสนอ เช่น หากเป็นเรื่องเสนอเพื่อทราบ ให้บันทึกมติเช่นเดียวกับระเบียบวาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ 30หากเป็นเรื่องเสนอเพื่อพิจารณา ให้บันทึกมติเช่นเดียวกับระเบียบวาระที่ 5 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุม พิจารณา
5.10 เลิกประชุมเวลาให้ลงเวลาที่เลิกประชุม
5.11 ผู้จดรายงานการประชุมให้เลขานุการผู้ซึ่งได้รับมอบหมายให้จดรายงานการ
ประชุม ลงลายมือชื่อ พร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มและนามสกุลไว้ใต้ลายมือชื่อในรายงานการประชุมครั้งนั้น ด้วย เช่น
…………ลายมือชื่อ……………..
(……..ชื่อนามสกุล……….) ……………ตำ แหน่ง…………. ผู้จดรายงานการประชุม
ในการจัดทำรายงานการประชุมคณะกรรมการมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร มีการเพิ่มเติมรายละเอียด “ผู้ตรวจรายงานการประชุม” ไว้ในรายงานการประชุม เป็นการปฏิบัติตามธรรมเนียมที่ ถือปฏิบัติกันในการจัดทำรายงานการประชุมของหน่วยงานในมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร ซึ่งเป็นการ ปฏิบัติงานสารบรรณที่นอกเหนือไปจากที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสาร บรรณ พ.ศ. 2526 ทั้งนี้ เพื่อเป็นการกลั่นกรองความถูกต้องอีกชั้นหนึ่ง โดยมีรายละเอียดดังนี้
…………ลายมือชื่อ……………..
(……..ชื่อ นามสกุล………….) ……………ตำแหน่ง………….
ผู้ตรวจรายงานการประชุม
ปัญหาและอุปสรรค
ในฐานะที่ผู้จัดทำคู่มือมีหน้าที่ความรับผิดชอบด้านการจัดประชุม ซึ่งเริ่มตั้งแต่ขั้นตอน การเตรียมการก่อนการประชุม ขั้นตอนการดำเนินการประชุม และขั้นตอนการดำเนินการหลังการ ผู้จัดทำจึงได้สรุปปัญหาและอุปสรรคในการปฏิบัติงาน ดังนี้
ตารางที่ 3 ตารางแสดงปัญหาและอุปสรรคในปฏิบัติงานจัดการประชุม
| ขั้นตอน | ปัญหาและอุปสรรค | |
| 1. การเชิญประชุม | ในการประชุมบางครั้ง มีการกำหนดวันประชุมที่กระชั้นชิด ทำให้ดำเนินการจัดทำหนังสือเชิญประชุมน้อยกว่า 7 วัน และ ต้องเร่งจัดทำเอกสารประกอบการประชุม | |
| 2. การบันทึกการประชุม | 1. ผู้จดรายงานการประชุมไม่สามารถจับประเด็นและสรุป ใจความสำคัญได้ เช่น ในกรณีที่มีการอภิปรายในเรื่องที่ไม่ได้ เกี่ยวข้องโดยตรง หรือมีการอภิปรายถกเถียงกันไปมาจำนวนมาก ทำให้ผู้มีหน้าที่จดรายงานการประชุมไม่สามารถสรุป ใจความสำคัญและจัดทำรายงานการประชุมที่ชัดเจน ตรง ประเด็นได้ | |
| 2. ผู้จดรายงานการประชุมใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการ (ภาษาพูด) ในการจัดทำรายงานการประชุม | ||
| 3. ดำเนินการประชุม | 1. ผู้จัดประชุมไม่ได้จัดส่งเอกสารการประชุมให้ผู้เข้าประชุม ศึกษาล่วงหน้าก่อนประชุม ทำให้ผู้เข้าประชุมไม่สามารถเตรียม ประเด็นที่จะซักถามมาล่วงหน้า ทำให้ต้องศึกษาและทำ ความ เข้าใจในขณะที่ประชุม ซึ่งทำให้เสียเวลาประชุม | |
| 2. ผู้เข้าประชุมมาประชุมสาย ต้องโทรประสานและรอให้ครบ องค์ประชุมจึงจะเริ่มประชุมได้ ทำให้เริ่มประชุมช้ากว่ากำหนด | ||
| 3. ผู้เข้าร่วมประชุมเอางานอื่นมาท า ไม่สนใจฟังเรื่องที่กำกลัง ประชุม | ||
| 4. การจัดทำรายงานการ ประชุม | 1. ในการประชุมบางครั้งไม่มีการสรุปมติในแต่ละเรื่องที่ชัดเจน ทำให้ในบางครั้งผู้จดรายงานการประชุมพิมพ์มติของที่ประชุม คลาดเคลื่อน ไม่ครบถ้วน | |
| ขั้นตอน | ปัญหาและอุปสรรค | |
| 2. จัดทำรายงานการประชุมล่าช้าเกินระยะเวลาที่กำหนด
(ภายใน 7 วันหลังจากประชุม) 3. ผู้จดรายงานการประชุมขาดทักษะในการใช้สำนวนภาษาและถ้อยคำที่เหมาะสม รวมทั้งไม่มีความแม่นยำในการใช้ภาษาไทย |
||
| 5. การส่งรายงานการประชุม ให้คณะกรรมการพิจารณา
รับรอง |
ผู้เข้าประชุมไม่อ่านรายงานการประชุม และไม่มีการตอบกลับ เมื่อได้รับการแจ้งเวียนทางระบบ e-manage | |
แนวทางในการแก้ไขปัญหาและอุปสรรค
จากปัญหาและอุปสรรคในการปฏิบัติงานข้างต้น มีแนวทางในการแก้ไขปัญหาและ อุปสรรค ดังนี้
ตารางที่ 4ตารางแสดงแนวทางในการแก้ไขปัญหาและอุปสรรคในการปฏิบัติงานจัดการประชุม
| ขั้นตอน | ปัญหาและอุปสรรค | แนวทางในการแก้ไขปัญหา และอุปสรรค | |
| 1. การเชิญประชุม | ในการประชุมบางครั้ง มีการกำหนด วันประชุมที่กระชั้นชิด ทำให้ ดำเนินการจัดทำหนังสือเชิญประชุม น้อยกว่า 7 วัน และต้องเร่งจัดทำ เอกสารประกอบการประชุม | วางแผนจัดทำปฏิทินการประชุม คณะกรรมการประจำมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร ทั้งปี และศึกษาว่ามีเรื่องใดบ้างที่ต้อง น าเสนอเข้าที่ประชุม | |
| 2. การบันทึกการ ประชุม | 1. ผู้จดรายงานการประชุมไม่ สามารถจับประเด็นและสรุปใจความ สำคัญได้ เช่น ในกรณีที่มีการ อภิปรายในเรื่องที่ไม่ได้เกี่ยวข้อง โดยตรง หรือมีการอภิปรายถกเถียง กันไปมาจำนวนมาก ทำให้ผู้มีหน้าที่ จดรายงานการประชุมไม่สามารถ สรุปใจความสำคัญและจัดทำ รายงานการประชุมที่ชัดเจน ตรง ประเด็นได้ | ผู้จดรายงานการประชุมต้องตั้งใจฟัง การประชุมอย่างมีสมาธิ ประเด็นที่มี การอภิปรายแล้วฟังไม่เข้าใจ ให้จด รายละเอียดที่มีการอภิปรายไว้ แล้ว มาสอบถามเลขานุการหรือหน่วยงาน ที่เกี่ยวข้องเพื่อทำความเข้าใจว่าเรื่อง เป็นอย่างไร ก่อนที่จะจัดทำรายงาน การประชุม | |
| ขั้นตอน | ปัญหาและอุปสรรค | แนวทางในการแก้ไขปัญหา และอุปสรรค | |
| 2. ผู้จดรายงานการประชุมใช้ภาษา ที่ไม่เป็นทางการ (ภาษาพูด) ในการ จัดทำรายงานการประชุม | ผู้จดรายงานการประชุมควรศึกษา ตัวอย่างการจัดทำรายงานการประชุม จากที่ และจัดทำ ารายงานการประชุม โดยใช้หลัก “5W1H” Who (ใคร) What (ทำอะไร) When (ที่ไหน) Where
(เมื่อไร) Why (ทำไม) How (อย่างไร) |
||
| 3. การดำเนินการ ประชุม | 1. ผู้จัดประชุมไม่ได้จัดส่งเอกสาร การประชุมให้ผู้เข้าประชุมศึกษา ล่วงหน้าก่อนประชุม ทำให้ผู้เข้า ประชุมไม่สามารถเตรียมประเด็นที่ จะซักถามมาล่วงหน้า ทำ ให้ต้อง ศึกษาและทำความเข้าใจในขณะที่ ประชุม ซึ่งทำให้เสียเวลาประชุม | กำหนดให้มีการจัดส่งเอกสารการ ประชุมให้ผู้เข้าประชุมศึกษาล่วงหน้า อย่างน้อย 1 วันก่อนประชุม | |
| 2. ผู้เข้าประชุมมาประชุมสาย ต้อง โทรประสานและรอให้ครบองค์ ประชุมจึงจะเริ่มประชุมได้ ทำให้เริ่ม ประชุมช้ากว่า กำหนด | ประสานวันเวลาประชุมกับผู้เข้า ประชุมก่อนประชุม 1 วัน และควร จัดทำข้อตกลงร่วมกันในเรื่องการเข้า ประชุมตรงต่อเวลา ในกรณีที่ กรรมการท่านใดติดภารกิจทำให้เข้า ประชุมได้ช้า ขอให้แจ้งเลขานุการ ทราบล่วงหน้า | ||
| 3. ผู้เข้าร่วมประชุมเอางานอื่นมาท า ไม่สนใจฟังเรื่องที่กำกลังประชุม | ประธานในที่ประชุมควรขอความ ร่วมมือจากผู้เข้าร่วมให้ตั้งใจฟังเรื่อง ที่พิจารณาหรือเรื่องที่กำลังประชุม เพราะหากมีการลงมติหรือขอ ความเห็น จะได้ใช้วิจารณญาณได้ ถูกต้อง | ||
| 4. การจัดทำรายงาน การประชุม | 1. ในการประชุมบางครั้งไม่มีการ สรุปมติในแต่ละเรื่องที่ชัดเจน ทำให้ ในบางครั้งผู้จดรายงานการประชุม พิมพ์มติของที่ประชุมคลาดเคลื่อน ไม่ครบถ้วน | เมื่อเสร็จสิ้นการรายงานหรือพิจารณา ในแต่ละระเบียบวาระ ควรให้ เลขานุการสรุปมติที่ประชุมก่อนขึ้น ระเบียบวาระการประชุมถัดไป | |
| ขั้นตอน | ปัญหาและอุปสรรค | แนวทางในการแก้ไขปัญหา และอุปสรรค | |
| 2. จัดทำรายงานการประชุมล่าช้า เกินระยะเวลาที่กำหนด (ภายใน 7 วันหลังจากประชุม) | จัดทำรายงานการประชุมล่วงหน้า กรณีเป็นเรื่องแจ้งเพื่อทราบ แล้วมา เพิ่มข้อมูลภายหลังจากประชุมเสร็จ | ||
| 5. การส่งรายงาน การประชุมให้ คณะกรรมการ
พิจารณารับรอง ข้อเสนอแนะเพื่อการพัฒนางานหรือปรับปรุงงาน1. ควรศึกษาเทคนิคการเขียนรายงานการประชุมที่ดี และตัวอย่างการเขียนรายงานการ ประชุมจากหลายๆ ที่ เพื่อนำไปปรับใช้ในการปฏิบัติงานให้ดียิ่งขึ้น 2. ควรมีการแลกเปลี่ยนแนวปฏิบัติที่ดีในการจัดประชุมของแต่ละหน่วยงานภายใน มหาวิทยาลัย 3. ประธานในที่ประชุมควรสรุปประเด็นทุกเรื่องในที่ประชุม เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ ตรงกันและเป็นไปตามมติที่ประชุม 4. หากมีการยกเลิกการประชุม ควรโทรศัพท์แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมให้ทราบก่อนและส่ง หนังสือแจ้งเลื่อนการประชุม 5. ผู้จดรายงานการประชุมควรเป็นนักฟังที่ดี มีสมาธิในการฟัง เพื่อจะได้จดรายงานการ ประชุมได้ถูกต้อง และตรงประเด็น |
ผู้เข้าประชุมไม่อ่านรายงานการ ประชุม และไม่มีการตอบกลับเมื่อ ได้รับการแจ้งเวียนทางระบบ e-manage |
|
|