บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ สังกัดงานบริหารธุรการ หน่วยสารบรรณ/ หน่วยการเจ้าหน้าที่/หน่วยประสานงานทั่วไป ประจำปีงบประมาณ

ลักษณะงานแบ่งเป็น 3 หน่วย ดังนี้

1. หน่วยสารบรรณ

1.1 รับ-ส่งหนังสือภายในและภายนอกของมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร

1.2  จัดทำทะเบียนคุมและลง ทะเบียนหนังสือภายใน/ภายนอก

1.3  ประสานงานกับหน่วยงานอื่นทั้งภายในและภายนอกที่เกี่ยวข้องกับหน่วย

ธุรการและสารบรรณ

1.4  รวบรวมข้อมูลเอกสารเพื่อติดประกาศ  ประชาสัมพันธ์  หน่วยงานอื่นทั้ง ภายในและภายนอกที่เกี่ยวข้องกับหน่วยธุรการและสารบรรณ

1.5 แจ้งเวียนหนังสือ  ระเบียบ  ข้อบังคับ  ประกาศ  คำสั่ง  ไปยังหน่วยงาน

และผู้เกี่ยวข้อง

1.6 ร่างโต้-ตอบ  หนังสือภายในและภายนอกของมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร

1.7 ให้บริการติดต่อสอบถามแก่บุคลากรหรือหน่วยงานทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร

1.8 จัดเก็บเอกสารเป็นหมวดหมู่  และเก็บเอกสารอ้างอิง

1.9 ค้นหาเอกสารอ้างอิงที่เกี่ยวข้อง

1.10 ตรวจทานความถูกต้องหนังสือภายในและภายนอกของมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร ก่อนเสนอผู้บังคับบัญชาลงนาม

1.11 เขียนคู่มือการปฏิบัติงานในหน้าที่นี้  โดยแสดงเป็นลำดับขั้นการปฏิบัติงานอย่างชัดเจน

1.12 จัดทำสรุปรายงานการประเมินผลการดำเนินงานตามอำนาจหน้าที่และขอบข่ายงานตนเองพร้อมเสนอแนวทางปรับปรุงและพัฒนา

1.13   บันทึกรายงานการประชุม

2. หน่วยการเจ้าหน้าที่

2.1 การดำเนินการเกี่ยวกับการสรรหาบุคคลเข้ารับราชการในตำแหน่งต่างๆ ทั้งข้าราชการ ลูกจ้างและพนักงาน

2.2 การดำเนินการเกี่ยวกับการขอบรรจุแต่งตั้ง โอน ย้าย ลาออก และการขอบรรจุกลับเข้ารับราชการ

2.3 การดำเนินการเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขการบรรจุ การเปลี่ยนตำแหน่ง

2.4 การประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานมหาวิทยาลัย (ต่อสัญญา/พัฒนาผลการปฏิบัติงาน)

2.5 การดำเนินการเกี่ยวกับการขอปรับวุฒิและเพิ่มวุฒิ

2.6 ให้ข้อมูลเกี่ยวกับการเลื่อนขั้นเงินเดือนและค่าจ้างประจำปี

2.7 การดำเนินงานเกี่ยวกับการขอกำหนดตำแหน่งทางวิชาการ

2.8 ดำเนินการเกี่ยวกับคำสั่ง ประกาศของมหาวิทยาลัย ที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรในคณะ

2.9 แจ้งสภาพการสมรสของบุคลากรรวมทั้งเปลี่ยนชื่อตัว – ชื่อสกุล

2.10 ตรวจสอบ  วันลาของบุคลากรในรอบปีเพื่อประกอบการเลื่อนขั้นเงินเดือนและค่าจ้างประจำปี/โบนัส

2.11 ดำเนินการเกี่ยวกับการเสนอขอพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์

2.12 ออกหนังสือรับรองหรือเอกสารอื่นของบุคลากร/หนังสือรับรองเงินเดือน/สิทธิการรักษาพยาบาล/สมัคร ชพค./การศึกษาบุตร

2.13 ประสานงานการจัดทำบัตรประจำตัวข้าราชการ พนักงานมหาวิทยาลัย และลูกจ้าง

2.14 ดำเนินการเกี่ยวกับการลาป่วย/ลากิจ/ลาพักผ่อน (ลงทะเบียน/ลงในฐานข้อมูล)

2.15 ดำเนินการเกี่ยวกับการขออนุมัติลาศึกษาอบรม ดูงาน ปฏิบัติการวิจัยทั้งในประเทศและต่างประเทศ

2.16  ขออนุมัติให้ข้าราชการไปราชการหรือไปต่างประเทศระหว่างลาหรือวันหยุดราชการ

2.17 ติดตามและดำเนินการเกี่ยวกับการรายงานผลการศึกษา อบรม ดูงานของข้าราชการที่ได้รับอนุมัติลาศึกษาอบรม ดูงาน ทั้งในและต่างประเทศ

2.18 ดำเนินการเกี่ยวกับเรื่องของบุคลากรที่กระทำผิดวินัยทั้งในระดับคณะ และระดับมหาวิทยาลัย

2.19 เป็นผู้ช่วยนายทะเบียนดำเนินการเกี่ยวกับเอกสารลับของคณะ

2.20 ดำเนินการเกี่ยวกับการขอรับบำเหน็จบำนาญ และเงินทำขวัญให้กับบุคลากรในคณะตามสิทธิ์

2.21 ดำเนินการเกี่ยวกับงานประกันสังคมของพนักงานและลูกจ้างชั่วคราว

3. หน่วยประสานงานทั่วไป

3.1 ประสานงานด้านงานบริหารและธุรการ

3.2 ประสานงานด้านนโยบาย  แผน  และประกันคุณภาพ

3.3 ประสานงานด้านงานคลังและพัสดุ

3.4 ประสานงานด้านการบริการวิชาการและวิจัย

3.5 ประสานงานด้านงานบริการการศึกษาและกิจการนักศึกษา

3.6 ประสานงานด้านความร่วมมือทางวิชาการทั้งภาครัฐและเอกชน

กิจกรรม/แผนการปฏิบัติง าน

ในการจัดประชุมคณะกรรมการประกันคุณภาพ มีกิจกรรม/แผนการปฏิบัติงาน ดังนี้

ตารางที่ 2 ตารางแสดงแผนการปฏิบัติงานจัดการประชุม

กิจกรรม ระยะเวลาดำเนินการ
1. เลขานุการหารือกับประธาน/รองประธาน เพื่อกำหนด วันเวลาประชุมและระเบียบวาระการประชุม ก่อนการประชุมอย่างน้อย ๑๐ วัน
๒. ตรวจสอบตารางการใช้ห้องประชุมและจองห้องประชุม ก่อนการประชุมอย่างน้อย 7 วัน
3. เชิญประชุม โดยการทำหนังสือประชุมพร้อมระเบียบวาระ การประชุมส่งผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ก่อนการประชุมอย่างน้อย 7 วัน
4. จัดเตรียมใบลงชื่อประชุม และประสานรวบรวมเนื้อหา ตามระเบียบวาระจากผู้เกี่ยวข้อง ก่อนการประชุมอย่างน้อย 2 วัน
5. เสนอเลขานุการตรวจสอบเนื้อหาตามระเบียบวาระการ ประชุม ก่อนการประชุมอย่างน้อย 2 วัน
6. เตรียมระเบียบวาระการประชุมพร้อมเอกสาร ประกอบการประชุมให้ประธานกรรมการ ก่อนการประชุมอย่างน้อย 1 วัน
7. เตรียมไฟล์เนื้อหาการประชุม อาหารว่างและเครื่องดื่ม ก่อนการประชุมอย่างน้อย 1 วัน
8. ตรวจสอบความพร้อมก่อนการประชุม ได้แก่ ตรวจสอบ ความเรียบร้อยของห้องประชุม อุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์ และนำไฟล์เนื้อหาตามระเบียบวาระการประชุมบันทึกลง เครื่องคอมพิวเตอร์ในห้องประชุม ก่อนการประชุมอย่างน้อย 45 นาที
9. จัดทำสรุปมติที่ประชุมแจ้งคณะกรรมการและผู้เกี่ยวข้อง ภายใน 2 วันหลังจากประชุม
10. จัดทำรายงานการประชุมเสนอเลขานุการตรวจสอบ ภายใน 7 วันหลังจากประชุม
11. แจ้งเวียนรายงานการประชุมให้บุคคลใน

คณะกรรมการและผู้เข้าร่วมประชุมพิจารณารับรองรายงาน การประชุม

ภายใน 7 วันหลังจากประชุม
12. เสนอรายงานการประชุมฉบับรับรองให้เลขานุการ ลงนามในฐานะผู้ตรวจรายงานการประชุม หลังจากเสร็จสิ้นการพิจารณารับรอง รายงานการประชุม

เทคนิคการปฏิบัติงาน

เทคนิคในการปฏิบัติงานจัดประชุมและจดรายงานการประชุม มีดังนี้

1. การจัดเตรียมสถานที่ประชุม  1.1 การเลือกห้องประชุม

งานบริหารและธุรการ มหาวิทยาลัยใช้ห้องประชุมเล็กอาคารบุญรอดเป็นสถานที่จัด

ประชุมคณะกรรมการประจำมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร โดยมีความจุ 20 ที่นั่ง สามารถรองรับจำนวนคณะกรรมการ ประจำมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร จำนวน 20 คน มีทางเข้า-ออก 1 ทาง ภายในห้องประชุมเป็นห้องที่ผู้เข้าประชุมทุก คนสามารถมองเห็นและได้ยินเสียงซึ่งกันและกันได้อย่างชัดเจน ไม่มีการติดตั้งเครื่องเสียง มีการติดตั้งเครื่อง โปรเจคเตอร์สำหรับฉายภาพขณะประชุม และมีเครื่องคอมพิวเตอร์แต่ไม่มีไมโครโฟนประจำที่นั่ง

1.1 การจัดโต๊ะประชุม

การจัดโต๊ะสำหรับคณะกรรการประจำมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร มีความสะดวกในการ

2. การจัดทำระเบียบวาระการประชุม

การจัดระเบียบวาระการประชุมคณะกรรมการประกันคุณภาพ จัดรูปแบบเป็น

5 ระเบียบวาระ ดังนี้

ระเบียบวาระที่ 1เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ

เป็นเรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบถึงเหตุผลที่จัดประชุม หรือเรื่องที่เห็นว่า

เป็นประโยชน์และที่ประชุมควรรับทราบ

ระเบียบวาระที่ 2เรื่องรับรองรายงานการประชุม

เป็นการพิจารณารับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว ซึ่งต้องระบุว่าเป็นรายงาน การประชุมครั้งที่เท่าไร ทั้งนี้ อาจจะระบุวัน เดือน ปี ไปด้วย  การรับรองรายงานการประชุม คณะกรรมการประจำมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร ฝ่ายเลขานุการจะรับรองรายงานการประชุมให้ในที่ประชุมคณะกรรมการประจำฯพิจารณา

ระเบียบวาระที่ 3เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ

บางแห่งใช้คำว่า เรื่องสืบเนื่อง คือสืบเนื่องจากการประชุมครั้งที่แล้ว เป็นการ รายงานผลการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายในการประชุมครั้งก่อนๆ แต่การใช้คำว่า เรื่องสืบเนื่อง อาจทำให้เกิดความผิดพลาด โดยมีการนำเรื่องที่เลื่อนจากการพิจารณาครั้งก่อนมาพิจารณาและลงมติ ในระเบียบวาระนี้ ทำให้สับสนกับระเบียบวาระที่ 4 ซึ่งเป็นเรื่องพิจารณาโดยเฉพาะ

ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา

ระเบียบวาระนี้เป็นหัวใจในการประชุม หากข้อมูลมากจะต้องสรุปสาระสำคัญให้

กรรมการอ่านด้วย หัวข้อต่างๆ ที่จะนำมาพิจารณาจะต้องตั้งชื่อเรื่องให้กระชับชัดเจนทุกเรื่อง

ระเบียบวาระนี้ อาจเป็นเรื่องเร่งด่วนที่มิได้แจ้งล่วงหน้า ภาษาพูดเรียกว่า วาระจร

ระเบียบวาระที่ 5เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี)

ระเบียบวาระนี้ อาจเป็นเรื่องเร่งด่วนที่มิได้แจ้งล่วงหน้า ภาษาพูดเรียกว่า วาระจร

3. การจัดทำหนังสือเชิญประชุม

การประชุมแต่ละครั้ง ผู้รับผิดชอบในการจัดประชุมมีหน้าที่ทำหนังสือเชิญประชุมเพื่อนัดหมายคณะกรรมการ หรือผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับการประชุม ผู้เข้าประชุมจะได้ทราบว่าจะ            มีการประชุมเรื่องอะไร วันใด เวลาใด มีระเบียบวาระการประชุมอะไรบ้าง ในการเชิญประชุม คณะกรรมการประจำมหาวิทยาลัย จะเชิญประชุมโดยทำบันทึกนัดหมายประชุมส่งไปยังบุคคลที่เป็น คณะกรรมการผ่านระบบ e-manage

4.การจดรายงานการประชุม การจดรายงานการประชุมคณะกรรมการมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร จะใช้วิธีจดรายงานการประชุมแบบที่ 2 คือ การจดย่อเรื่องที่พิจารณา และย่อคำพูดเฉพาะที่เป็นประเด็นสำคัญอันนำไปสู่มติ ของที่ประชุม พร้อมด้วยมติของที่ประชุม

เทคนิคการจดรายงานการประชุม

4.1             ควรอ่านเอกสารก่อนการประชุมมาล่วงหน้าเพื่อใช้เป็นแนวทางในการสรุปผลการประชุม

4.2จดโดยใช้คำย่อ เพื่อให้เกิดความรวดเร็วในการจดรายงานการประชุม เช่น ใช้ ม. เป็นคำย่อแทนมหาวิทยาลัย แต่ควรระมัดระวังคำย่อที่ใช้ว่าจะไม่เกิดความสับสนในภายหลัง

4.3ในการสรุปประเด็นการประชุม ควรมีสมาธิพยายามฟังแล้วคิดตาม จะทำให้เข้าใจในประเด็นที่ประชุมพูดมากขึ้น การบันทึกข้อความที่ประชุม จะต้องจดให้ได้ความในประเด็นที่สำคัญ คือใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไร อย่างไร และ/หรือ เพราะอะไร และจะต้องจับเจตนาของผู้พูดว่าต้องการอะไร เช่น

- รายงาน  รายงานผลการปฏิบัติงาน รายงานความคืบหน้า ปัญหา/อุปสรรค

- แจ้ง                 การแจ้งเพื่อทราบ

-ชี้แจง  การพูดเพื่อชี้แจงสาเหตุ เรื่องราว หรือชี้แจงวิธีการปฏิบัติ

- แสดงความคิดเห็น การแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประเด็นที่พิจารณาอยู่ ท า

แล้วเกิดผลดี ผลเสียหรือไม่ อย่างไร

-ให้ข้อเสนอแนะ การให้ข้อเสนอแนะว่าควรทำอะไร และ/หรืออย่างไร

4.4 ประเด็นใดที่ไม่แน่ใจควรสอบถามเจ้าของเรื่อง เพื่อให้เกิดความเข้าใจและสรุปประเด็นได้ถูกต้อง

4.5ในกรณีที่ประธานไม่ได้สรุปมติที่ประชุมปิดท้าย เลขานุการอาจขอความชัดเจนจากประธานในเรื่องมติของที่ประชุมในแต่ละระเบียบวาระก่อนเริ่มระเบียบวาระต่อไป เพื่อให้ได้มติที่ ถูกต้องไปใช้ในการจัดทำรายงานการประชุม

5. การจัดทำรายงานการประชุม การจัดทำรายงานการประชุมคณะกรรมการประจำมหาวิทยลัยแม่โจ้-ชุมพร มีรูปแบบดังนี้

5.1 รายงานการประชุมให้ลงชื่อคณะที่ประชุมหรือการประชุมของคณะนั้น เช่น รายงานการประชุมคณะกรรมการประจำมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร

5.2    ครั้งที่ให้ลงครั้งที่ประชุมเป็นรายปี โดยเริ่มจากเลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนสิ้นปีปฏิทิน ทับเลขปีพุทธศักราชที่ประชุม เมื่อขึ้นปีปฏิทินใหม่ให้เริ่มครั้งที่ 1 ใหม่ เรียงไปตามลำดับ เช่น ครั้งที่ 2/2561

5.3 เมื่อให้ลงวัน เดือน ปีที่ประชุม โดยลงวันที่พร้อมตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราช เช่น เมื่อวันที่ 10 มกราคม 2561

5.4 ณ ให้ลงสถานที่ที่ใช้เป็นที่ประชุม เช่น ห้องประชุมอาคารบุญรอด ศุภอุดมฤกษ์

5.5 ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม โดยเรียงตามลำดับตามคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการ ในกรณีที่เป็นผู้มาประชุมแทนให้ระบุผู้มาประชุม แทน และระบุว่ามาประชุมแทนตำแหน่งใด เช่น        ผู้ช่วยศาสตราจารย์………………………………แทน คณบดีมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร

5.6 ผู้ไม่มาประชุมให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่

ประชุม โดยระบุให้ทราบว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใด พร้อมทั้งเหตุผลที่ไม่สามารถมาประชุม เช่น ติดภารกิจ ติดราชการ เป็นต้น เช่น         ผู้ช่วยศาสตราจารย์………………คณบดีคณะ,มหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร  ติดราชการ

5.7 ข้าร่วมประชุมให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งได้เข้าร่วมประชุม และหน่วยงานที่สังกัด

5.8 เริ่มประชุมเวลาให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม เช่น เวลา 09.00 น.


5.9 ข้อความให้บันทึกข้อความ ที่ประชุมโดยปกติ  ให้เริ่มต้นด้วยประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่องที่ประชุมกับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่อง ประกอบด้วยหัวข้อ ดังนี้

ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ

ถ้าไม่มี ให้บันทึกว่า “ไม่มี” ถ้ามีให้บันทึกเป็นเรื่องลำดับที่ 1, 2, 3 ตามลำดับ

เมื่อบันทึกหมดทุกเรื่องแล้ว ให้บันทึกมติว่า ที่ประชุมรับทราบ

ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องการรับรองรายงานการประชุม

กรณีเป็นการประชุมครั้งแรก จะไม่มีการรับรองรายงานการประชุม   กรณีที่ไม่ใช่การประชุมครั้งแรก หากไม่มีการแก้ไข ให้สรุปมติว่า รับรองรายงานการประชุมโดยไม่มีการแก้ไข  หากมีการแก้ไข ให้สรุปมติว่า รับรองรายงานการประชุม โดยมี การแก้ไข จำนวน…..แห่ง ดังนี้  หน้าที่… ระเบียบวาระที่…… บรรทัดที่…….   จากเดิม “……..ข้อความ เดิม………” แก้ไขเป็น “……..ข้อความใหม่………”                                                 ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ

เป็นเรื่องที่ผู้มาประชุมและผู้เข้าร่วมประชุมเสนอให้ที่ประชุมทราบ บันทึกมติว่า

ที่ประชุมรับทราบ       

ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา

ระเบียบวาระนี้เป็นหัวใจของการประชุม หากมีข้อมูลมากต้องสรุปสาระสำคัญให้คณะกรรมการอ่านด้วย  การบันทึกมติในระเบียบวาระนี้ ให้บันทึกมติว่า ที่ประชุมมีมติอนุมัติ/ เห็นชอบตามเสนอ หรือ ที่ประชุมมีมติ ดังนี้ 1, 2, 3 …. ตามลำดับ ซึ่งมติที่ประชุมต้องกระชับและ ชัดเจนว่า อนุมัติหรือไม่ เห็นชอบหรือไม่ มอบหมายให้ใครทำอะไร ก าหนดเวลาแล้วเสร็จเมื่อใด อย่างไร

ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี)

เป็นเรื่องที่ประธานหรือกรรมการต้องการแจ้งให้ที่ประชุมทราบ โดยไม่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ของการประชุม หรืออาจเป็นเรื่องที่ไม่สามารถบรรจุในระเบียบวาระการ ประชุมได้ทัน ซึ่งอาจเป็นเรื่องเสนอเพื่อทราบหรือเพื่อพิจารณา ให้บันทึกมติตามเรื่องที่เสนอ เช่น หากเป็นเรื่องเสนอเพื่อทราบ ให้บันทึกมติเช่นเดียวกับระเบียบวาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ 30หากเป็นเรื่องเสนอเพื่อพิจารณา ให้บันทึกมติเช่นเดียวกับระเบียบวาระที่ 5 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุม พิจารณา

5.10 เลิกประชุมเวลาให้ลงเวลาที่เลิกประชุม

5.11 ผู้จดรายงานการประชุมให้เลขานุการผู้ซึ่งได้รับมอบหมายให้จดรายงานการ

ประชุม ลงลายมือชื่อ พร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มและนามสกุลไว้ใต้ลายมือชื่อในรายงานการประชุมครั้งนั้น ด้วย เช่น

…………ลายมือชื่อ……………..

(……..ชื่อนามสกุล……….)                                 ……………ตำ แหน่ง………….                                   ผู้จดรายงานการประชุม

ในการจัดทำรายงานการประชุมคณะกรรมการมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร มีการเพิ่มเติมรายละเอียด “ผู้ตรวจรายงานการประชุม” ไว้ในรายงานการประชุม เป็นการปฏิบัติตามธรรมเนียมที่ ถือปฏิบัติกันในการจัดทำรายงานการประชุมของหน่วยงานในมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร ซึ่งเป็นการ ปฏิบัติงานสารบรรณที่นอกเหนือไปจากที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสาร บรรณ พ.ศ. 2526 ทั้งนี้ เพื่อเป็นการกลั่นกรองความถูกต้องอีกชั้นหนึ่ง โดยมีรายละเอียดดังนี้

…………ลายมือชื่อ……………..

(……..ชื่อ นามสกุล………….)            ……………ตำแหน่ง………….

ผู้ตรวจรายงานการประชุม

ปัญหาและอุปสรรค

ในฐานะที่ผู้จัดทำคู่มือมีหน้าที่ความรับผิดชอบด้านการจัดประชุม ซึ่งเริ่มตั้งแต่ขั้นตอน การเตรียมการก่อนการประชุม ขั้นตอนการดำเนินการประชุม และขั้นตอนการดำเนินการหลังการ ผู้จัดทำจึงได้สรุปปัญหาและอุปสรรคในการปฏิบัติงาน ดังนี้

ตารางที่ 3 ตารางแสดงปัญหาและอุปสรรคในปฏิบัติงานจัดการประชุม

ขั้นตอน ปัญหาและอุปสรรค
1. การเชิญประชุม ในการประชุมบางครั้ง มีการกำหนดวันประชุมที่กระชั้นชิด ทำให้ดำเนินการจัดทำหนังสือเชิญประชุมน้อยกว่า 7 วัน และ ต้องเร่งจัดทำเอกสารประกอบการประชุม
2. การบันทึกการประชุม 1. ผู้จดรายงานการประชุมไม่สามารถจับประเด็นและสรุป ใจความสำคัญได้ เช่น ในกรณีที่มีการอภิปรายในเรื่องที่ไม่ได้ เกี่ยวข้องโดยตรง หรือมีการอภิปรายถกเถียงกันไปมาจำนวนมาก ทำให้ผู้มีหน้าที่จดรายงานการประชุมไม่สามารถสรุป ใจความสำคัญและจัดทำรายงานการประชุมที่ชัดเจน ตรง ประเด็นได้
2. ผู้จดรายงานการประชุมใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการ (ภาษาพูด) ในการจัดทำรายงานการประชุม
3. ดำเนินการประชุม 1. ผู้จัดประชุมไม่ได้จัดส่งเอกสารการประชุมให้ผู้เข้าประชุม ศึกษาล่วงหน้าก่อนประชุม ทำให้ผู้เข้าประชุมไม่สามารถเตรียม ประเด็นที่จะซักถามมาล่วงหน้า ทำให้ต้องศึกษาและทำ ความ เข้าใจในขณะที่ประชุม ซึ่งทำให้เสียเวลาประชุม
2. ผู้เข้าประชุมมาประชุมสาย ต้องโทรประสานและรอให้ครบ องค์ประชุมจึงจะเริ่มประชุมได้ ทำให้เริ่มประชุมช้ากว่ากำหนด
3. ผู้เข้าร่วมประชุมเอางานอื่นมาท า ไม่สนใจฟังเรื่องที่กำกลัง ประชุม
4. การจัดทำรายงานการ ประชุม 1. ในการประชุมบางครั้งไม่มีการสรุปมติในแต่ละเรื่องที่ชัดเจน ทำให้ในบางครั้งผู้จดรายงานการประชุมพิมพ์มติของที่ประชุม คลาดเคลื่อน ไม่ครบถ้วน
ขั้นตอน ปัญหาและอุปสรรค
2. จัดทำรายงานการประชุมล่าช้าเกินระยะเวลาที่กำหนด

(ภายใน 7 วันหลังจากประชุม)

3. ผู้จดรายงานการประชุมขาดทักษะในการใช้สำนวนภาษาและถ้อยคำที่เหมาะสม รวมทั้งไม่มีความแม่นยำในการใช้ภาษาไทย

5. การส่งรายงานการประชุม ให้คณะกรรมการพิจารณา

รับรอง

ผู้เข้าประชุมไม่อ่านรายงานการประชุม และไม่มีการตอบกลับ เมื่อได้รับการแจ้งเวียนทางระบบ e-manage

แนวทางในการแก้ไขปัญหาและอุปสรรค

จากปัญหาและอุปสรรคในการปฏิบัติงานข้างต้น มีแนวทางในการแก้ไขปัญหาและ อุปสรรค ดังนี้

ตารางที่ 4ตารางแสดงแนวทางในการแก้ไขปัญหาและอุปสรรคในการปฏิบัติงานจัดการประชุม

ขั้นตอน ปัญหาและอุปสรรค แนวทางในการแก้ไขปัญหา และอุปสรรค
1. การเชิญประชุม ในการประชุมบางครั้ง มีการกำหนด วันประชุมที่กระชั้นชิด ทำให้ ดำเนินการจัดทำหนังสือเชิญประชุม น้อยกว่า 7 วัน และต้องเร่งจัดทำ เอกสารประกอบการประชุม วางแผนจัดทำปฏิทินการประชุม คณะกรรมการประจำมหาวิทยาลัยแม่โจ้-ชุมพร ทั้งปี และศึกษาว่ามีเรื่องใดบ้างที่ต้อง น าเสนอเข้าที่ประชุม
2. การบันทึกการ ประชุม 1. ผู้จดรายงานการประชุมไม่ สามารถจับประเด็นและสรุปใจความ สำคัญได้ เช่น ในกรณีที่มีการ อภิปรายในเรื่องที่ไม่ได้เกี่ยวข้อง โดยตรง หรือมีการอภิปรายถกเถียง กันไปมาจำนวนมาก ทำให้ผู้มีหน้าที่ จดรายงานการประชุมไม่สามารถ สรุปใจความสำคัญและจัดทำ รายงานการประชุมที่ชัดเจน ตรง ประเด็นได้ ผู้จดรายงานการประชุมต้องตั้งใจฟัง การประชุมอย่างมีสมาธิ  ประเด็นที่มี การอภิปรายแล้วฟังไม่เข้าใจ ให้จด รายละเอียดที่มีการอภิปรายไว้ แล้ว มาสอบถามเลขานุการหรือหน่วยงาน ที่เกี่ยวข้องเพื่อทำความเข้าใจว่าเรื่อง เป็นอย่างไร ก่อนที่จะจัดทำรายงาน การประชุม
ขั้นตอน ปัญหาและอุปสรรค แนวทางในการแก้ไขปัญหา และอุปสรรค
2. ผู้จดรายงานการประชุมใช้ภาษา ที่ไม่เป็นทางการ (ภาษาพูด) ในการ จัดทำรายงานการประชุม ผู้จดรายงานการประชุมควรศึกษา ตัวอย่างการจัดทำรายงานการประชุม จากที่ และจัดทำ ารายงานการประชุม โดยใช้หลัก “5W1H” Who (ใคร) What (ทำอะไร) When (ที่ไหน) Where

(เมื่อไร) Why (ทำไม) How (อย่างไร)

3. การดำเนินการ ประชุม 1. ผู้จัดประชุมไม่ได้จัดส่งเอกสาร การประชุมให้ผู้เข้าประชุมศึกษา ล่วงหน้าก่อนประชุม ทำให้ผู้เข้า ประชุมไม่สามารถเตรียมประเด็นที่ จะซักถามมาล่วงหน้า ทำ ให้ต้อง ศึกษาและทำความเข้าใจในขณะที่ ประชุม ซึ่งทำให้เสียเวลาประชุม กำหนดให้มีการจัดส่งเอกสารการ ประชุมให้ผู้เข้าประชุมศึกษาล่วงหน้า อย่างน้อย 1 วันก่อนประชุม
2. ผู้เข้าประชุมมาประชุมสาย ต้อง โทรประสานและรอให้ครบองค์ ประชุมจึงจะเริ่มประชุมได้ ทำให้เริ่ม ประชุมช้ากว่า    กำหนด ประสานวันเวลาประชุมกับผู้เข้า ประชุมก่อนประชุม 1 วัน และควร จัดทำข้อตกลงร่วมกันในเรื่องการเข้า ประชุมตรงต่อเวลา ในกรณีที่ กรรมการท่านใดติดภารกิจทำให้เข้า ประชุมได้ช้า ขอให้แจ้งเลขานุการ ทราบล่วงหน้า
3. ผู้เข้าร่วมประชุมเอางานอื่นมาท า ไม่สนใจฟังเรื่องที่กำกลังประชุม ประธานในที่ประชุมควรขอความ ร่วมมือจากผู้เข้าร่วมให้ตั้งใจฟังเรื่อง ที่พิจารณาหรือเรื่องที่กำลังประชุม เพราะหากมีการลงมติหรือขอ ความเห็น จะได้ใช้วิจารณญาณได้ ถูกต้อง
4. การจัดทำรายงาน การประชุม 1. ในการประชุมบางครั้งไม่มีการ สรุปมติในแต่ละเรื่องที่ชัดเจน ทำให้ ในบางครั้งผู้จดรายงานการประชุม พิมพ์มติของที่ประชุมคลาดเคลื่อน ไม่ครบถ้วน เมื่อเสร็จสิ้นการรายงานหรือพิจารณา ในแต่ละระเบียบวาระ ควรให้ เลขานุการสรุปมติที่ประชุมก่อนขึ้น ระเบียบวาระการประชุมถัดไป
ขั้นตอน ปัญหาและอุปสรรค แนวทางในการแก้ไขปัญหา และอุปสรรค
2. จัดทำรายงานการประชุมล่าช้า เกินระยะเวลาที่กำหนด (ภายใน 7 วันหลังจากประชุม) จัดทำรายงานการประชุมล่วงหน้า กรณีเป็นเรื่องแจ้งเพื่อทราบ แล้วมา เพิ่มข้อมูลภายหลังจากประชุมเสร็จ
5. การส่งรายงาน การประชุมให้ คณะกรรมการ

พิจารณารับรอง

ข้อเสนอแนะเพื่อการพัฒนางานหรือปรับปรุงงาน

1.  ควรศึกษาเทคนิคการเขียนรายงานการประชุมที่ดี และตัวอย่างการเขียนรายงานการ

ประชุมจากหลายๆ ที่ เพื่อนำไปปรับใช้ในการปฏิบัติงานให้ดียิ่งขึ้น

2.  ควรมีการแลกเปลี่ยนแนวปฏิบัติที่ดีในการจัดประชุมของแต่ละหน่วยงานภายใน

มหาวิทยาลัย

3.  ประธานในที่ประชุมควรสรุปประเด็นทุกเรื่องในที่ประชุม เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่

ตรงกันและเป็นไปตามมติที่ประชุม

4.  หากมีการยกเลิกการประชุม ควรโทรศัพท์แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมให้ทราบก่อนและส่ง

หนังสือแจ้งเลื่อนการประชุม

5.  ผู้จดรายงานการประชุมควรเป็นนักฟังที่ดี มีสมาธิในการฟัง เพื่อจะได้จดรายงานการ

ประชุมได้ถูกต้อง และตรงประเด็น

ผู้เข้าประชุมไม่อ่านรายงานการ ประชุม และไม่มีการตอบกลับเมื่อ ได้รับการแจ้งเวียนทางระบบ  e-manage
  1. เสนอที่ประชุมให้ผู้เข้าประชุมทราบถึงวิธีการและขั้นตอนเมื่อได้รับ การแจ้งเวียนรายงานการประชุม

แสดงความคิดเห็น

*

  • เข้าสู่ระบบ