เรื่องง่ายๆ ในการทำหนังสือราชการภายนอก
เรื่องง่ายๆ ในการทำหนังสือราชการภายนอก
หนังสือราชการภายนอก เป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นเพื่อติดต่อสื่อสารกับหน่วยงานที่ไม่ใช่กระทรวง ทบวง กรม เดียวกัน เช่น มหาวิทยาลัยแม่โจ้ – ชุมพร ทำหนังสือถึงที่ว่าการอำเภอละแม มหาวิทยาลัยแม่โจ้ – ชุมพร ทำหนังสือถึงโรงพยาบาลละแม เป็นต้น
หนังสือราชการภายนอก จะใช้ครุฑกลางหน้ากระดาษ ครุฑมีขนาด 3 เซนติเมตร การปรับขนาดครุฑ ให้คลิ๊กขวาที่รูปครุฑ เลือก “ขนาด” ปรับความสูงของครุฑเป็น 3 เซนติเมตร และวิธีทำให้ครุฑอยู่กลางหน้ากระดาษโดยไม่เลื่อนไปซ้ายขวา ให้คลิ๊กขวาที่รูปครุฑ เลือก “การตัดข้อความ” และให้เลือก “ข้างหน้าข้อความ” จากนั้นก็สามารถพิมพ์ข้อความได้ตามปกติ การเลื่อนครุฑให้ใช้ปุ่มลูกศรเลื่อนขึ้นเลื่อนลง
ให้จำไว้เสมอว่า “ที่” และ” ที่อยู่ของเจ้าของหนังสือ” จะอยู่ตรงเท้าครุฑเสมอ แบบอักษรที่ใช้ AngsanaUPC Angsana New Thai niramit Thai Saraban เป็นต้น ขนาดตัวอักษร 16
ให้จำไว้เสมอว่า “วันที่” และ “คำลงท้าย” จะอยู่ตรงกับหางครุฑ กรณีวันที่เลข 2 หลัก หางครุฑจะอยู่ระหว่างเลขหลักสิบและหลักหน่วย เช่น วันที่ 20 มีนาคม 2559 หางครุฑจะอยู่ระหว่างเลข 2 กับเลข 0
หนังสือราชการภายนอก (ที่ใช้ในชีวิตประจำวัน) จะประกอบด้วย ที่ (ออกหนังสือ) ที่อยู่เจ้าของหนังสือ เรื่อง เรียน อ้างถึง(ถ้ามี) สิ่งที่ส่งมาด้วย(ถ้ามี) ข้อความ(จะต้องมี 3 ย่อหน้า) คำลงท้าย(สามารถดูได้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ใช้คำลงท้ายกับบุคคลประเภทไหน) ชื่อผู้ลงนาม(บุคคลที่จะลงนามหนังสือภายนอกจะต้องเป็นหัวหน้าหน่วยงาน หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติราชการแทน) ชื่อผู้ลงนามจะอยู่ระหว่าง “คำลงท้าย” และหน่วยงานที่ทำหนังสือ พร้อมหมายเลขโทรศัพท์/โทรสารจะอยู่ด้านล่างซ้าย
การใส่อ้างถึง จะใส่ในกรณีที่เราต้องการติดตามหนังสือที่เคยมีไปถึงหน่วย หรืออ้างถึงหนังสือที่หน่วยงานมีมาถึงมหาวิทยาลัยแม่โจ้ – ชุมพร เป็นต้น โดยอ้างถึง จะพิมพ์ เจ้าของหนังสือ ที่หนังสือ ลงวันที่ และเรื่อง
การใส่สิ่งที่ส่งมาด้วย จะใส่ในกรณีที่เรามีเอกสารแนบท้าย เช่น กำหนดการ โครงการ หนังสือหรือเอกสารที่เราต้องการส่งให้หน่วยงานภายนอก